Điều 17. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
1. Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tập trung tại văn thư cơ quan, tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. Người làm công tác văn thư có trách nhiệm phân loại, bóc bì, đóng dấu văn bản đến, ghi số, ngày đến và đăng ký vào sổ văn bản đến hoặc nhập vào cơ sở dữ liệu văn bản đến trên máy vi tính. Những văn bản đến không được đóng dấu và đăng ký văn bản đến tại văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.
2. Phân loại sơ bộ: Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến được phân loại sơ bộ và xử lý như sau:
a) Loại không bóc bì: Bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các đoàn thể trong cơ quan, tổ chức và các bì văn bản gửi đích danh người nhận, được chuyển trực tiếp cho nơi nhận.
b) Loại do văn thư bóc bì: Bao gồm tất cả các loại bì còn lại, trừ những bì văn bản trên có đóng dấu chữ ký hiệu các độ mật (bì văn bản mật);
c) Đối với bì văn bản mật, việc bóc bì được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức.
3. Đối với những bì văn bản gửi đích danh người nhận, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký, xử lý tiếp.
4. Những văn bản do các công chức nhận trực tiếp phải được đăng ký tại văn thư trước khi xử lý theo quy định.
5. Đối với những bì thư có ký hiệu “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật” hoặc có ghi “chỉ người có tên mới được bóc bì”, văn thư đăng ký số ngoài bì thư vào sổ “Tài liệu Mật đến” để quản lý và chuyển đến người nhận hoặc người có trách nhiệm xử lý. Sau khi xử lý xong, các văn bản trên phải chuyển cho người được giao trách nhiệm quản lý theo chế độ bảo quản tài liệu mật.
6. Đối với văn bản fax, văn thư phải sao chụp lại trước khi đóng dấu Đến; đối với văn bản được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu Đến.
7. Văn bản “khẩn”, “thượng khẩn”, “hoả tốc” đến trong giờ làm việc, văn thư có trách nhiệm tiếp nhận, đăng ký, ghi rõ thời gian nhận được văn bản vào sổ đăng ký văn bản đến và chuyển ngay cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm; trường hợp văn bản “khẩn”, “thượng khẩn”, “hoả tốc” đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, bảo vệ cơ quan có trách nhiệm ký nhận, ghi rõ thời gian nhận vào phía sau bì thư và báo cáo ngay với người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm (sau đây gọi chung là người có thẩm quyền) để xử lý.
8. Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoản giấy trống, dưới số, ký hiệu đối với những văn bản có tên loại; dưới trích yếu nội dung đối với công văn; dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản đối với văn bản đến có dấu chỉ độ “khẩn”, “mật”.
9. Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đến trên máy vi tính. Trong trường hợp đăng ký trên cơ sở dữ liệu văn bản đến trên máy vi tính, định kỳ cuối năm phải tập hợp lại và đóng thành Sổ đăng ký văn bản đến đã nhập máy và lưu trữ tại văn thư cơ quan để tra cứu khi cần thiết.