Điều 11. Nguyên tắc và thủ tục giao nộp tài liệu vào lưu trữ được quy định như sau:
- Hồ sơ, tài liệu được giao nộp vào lưu trữ phải là những hồ sơ, tài liệu đã được lập thành hồ sơ. Toàn bộ hồ sơ, tài liệu giao nộp cho lưu trữ phải được thống kê thành Mục lục (Xem phụ lục số 1, 3); trong mỗi hồ sơ phải có Tờ kết thúc (Phụ lục số 2).
- Phương pháp chỉnh lý tài liệu lưu trữ do Văn phòng HĐND và UBND tỉnh hướng dẫn cụ thể theo quy định hiện hành của Nhà nước.
- Khi giao nộp phải lập Biên bản bàn giao tài liệu (Phụ lục 4a hoặc 4b).
- Việc giao và nhận tài liệu lưu trữ được thực hiện tại cơ quan lưu trữ. Phương tiện vận chuyển do bên giao tài liệu đảm nhận.
- Đối với tài liệu được giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh và Lưu trữ huyện, thành phố, bên giao tài liệu phải giao nộp về lưu trữ cả bản Lịch sử đơn vị hình thành phông, Lịch sử phông tài liệu và Mục lục hồ sơ tài liệu (xem phụ lục số 9).