Điều 5. Cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ
1. Yêu cầu đối với cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ của tổ chức tín dụng:
a) Phù hợp với quy định tại Thông tư này và quy định của pháp luật có liên quan;
b) Việc phân cấp thẩm quyền quyết định phải căn cứ mức độ tin cậy của cấp có thẩm quyền và năng lực của cá nhân, bộ phận thực hiện. Thẩm quyền quyết định phải được thể hiện bằng các tiêu chí về quy mô, mức độ phức tạp của giao dịch, hạn mức rủi ro và các giới hạn khác theo quy định nội bộ của tổ chức tín dụng;
c) Việc quy định chức năng, nhiệm vụ của cá nhân, bộ phận từ cấp thấp nhất đến cấp cao nhất trong tất cả các giao dịch, quy trình nghiệp vụ tại tổ chức tín dụng đảm bảo nguyên tắc:
(i) Thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Hội đồng thành viên không tham gia xem xét, phê duyệt các quyết định có rủi ro thuộc chức năng, nhiệm vụ của Tổng giám đốc (Giám đốc). Trường hợp thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Hội đồng thành viên đồng thời là Tổng giám đốc (Giám đốc), tổ chức tín dụng phải áp dụng biện pháp kiểm soát để đảm bảo không xảy ra xung đột lợi ích và vẫn duy trì sự giám sát độc lập;
(ii) Thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Hội đồng thành viên không được đồng thời đảm nhiệm các chức danh, chức vụ khác tại tổ chức tín dụng đó, trừ trường hợp đảm nhiệm chức vụ Tổng giám đốc (Giám đốc) quy định tại Luật Các tổ chức tín dụng, các chức danh, chức vụ tại Hội đồng xử lý rủi ro, các ủy ban do Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên thành lập;
(iii) Đối với khoản cấp tín dụng thuộc thẩm quyền thông qua, quyết định của Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên theo quy định tại các Điều 74, 79, 88 Luật Các tổ chức tín dụng, tổ chức tín dụng phải thực hiện đầy đủ quy trình cấp tín dụng như đối với khoản cấp tín dụng không thuộc thẩm quyền nêu trên của Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên và phải được Tổng giám đốc (Giám đốc) hoặc Phó Tổng giám đốc (Phó giám đốc) được Tổng giám đốc (Giám đốc) ủy quyền đề xuất, trình Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên;
(iv) Phân tách rõ ràng chức năng, nhiệm vụ trong các giao dịch, quy trình nghiệp vụ nhằm ngăn ngừa, kiểm soát xung đột lợi ích; đảm bảo không có cá nhân nào chi phối toàn bộ một giao dịch hoặc quy trình nghiệp vụ; không giao đồng thời cho một cá nhân các nhiệm vụ có khả năng phát sinh xung đột lợi ích; có nguyên tắc kiểm soát trước, trong và sau khi thực hiện giao dịch, quy trình nghiệp vụ;
(v) Có các cá nhân độc lập trong cùng bộ phận hoặc bộ phận độc lập với bộ phận khác để kiểm tra định kỳ và đột xuất theo quy định nội bộ của tổ chức tín dụng;
(vi) Trường hợp việc thực hiện quy định tại điểm c(iv) và c(v) khoản này mà vẫn có nguy cơ xung đột lợi ích, xảy ra vi phạm quy định nội bộ, tổ chức tín dụng phải xác định nguyên nhân, có biện pháp để giảm thiểu tối đa rủi ro trong hoạt động và thực hiện theo dõi chặt chẽ, đánh giá độc lập với tần suất thường xuyên hơn;
d) Việc phân cấp trách nhiệm quản lý tài sản (bao gồm cả tài sản tài chính và tài sản hữu hình) phải được thực hiện rõ ràng đối với từng cá nhân, bộ phận dựa trên giá trị của tài sản hoặc các giới hạn cụ thể khác theo quy định trong chính sách nội bộ của tổ chức tín dụng. Phạm vi phân cấp bao gồm hoạt động giao nhận, bảo quản, vận chuyển, kiểm tra và kiểm kê tài sản;
đ) Chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp (trừ chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp đối với thành viên Ban kiểm soát, kiểm toán viên nội bộ) phải được Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên của tổ chức tín dụng ban hành đảm bảo nguyên tắc:
(i) Cán bộ, nhân viên ở các cấp thực hiện nhiệm vụ, thẩm quyền được giao một cách trung thực vì lợi ích của tổ chức tín dụng; không lợi dụng địa vị, chức vụ, sử dụng thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh và tài sản của tổ chức tín dụng để thu lợi cá nhân hoặc làm tổn hại tới lợi ích của tổ chức tín dụng;
(ii) Các cá nhân, bộ phận có trách nhiệm báo cáo kịp thời với cấp có thẩm quyền khi phát hiện hành vi vi phạm quy định tại điểm đ(i) khoản này và các hành vi vi phạm quy định nội bộ của tổ chức tín dụng, quy định của pháp luật;
e) Phải được đánh giá định kỳ hoặc đột xuất theo quy định của tổ chức tín dụng về tính thích hợp, tuân thủ quy định của pháp luật và sửa đổi, bổ sung;
g) Quy định nội bộ về hoạt động kiểm soát của tổ chức tín dụng đối với chi nhánh, đơn vị phụ thuộc tối thiểu có quy định về chức năng, nhiệm vụ, cơ chế báo cáo, tiền lương, khen thưởng, kỷ luật, luân chuyển cán bộ và cơ chế khác đối với các cá nhân, bộ phận thực hiện hoạt động kiểm soát chi nhánh, đơn vị phụ thuộc;
h) Quy định nội bộ về hoạt động quản lý rủi ro theo quy định tại Điều 19 Thông tư này;
i) Quy định nội bộ về kiểm toán nội bộ theo quy định tại Điều 51 Thông tư này;
k) Quy định nội bộ về báo cáo nội bộ đảm bảo có các nội dung về: thời điểm lấy số liệu để lập báo cáo; thời điểm hoàn thành báo cáo; cá nhân, bộ phận lập, phê duyệt, nhận báo cáo; trách nhiệm xử lý đối với đề xuất, kiến nghị trong báo cáo (nếu có).
2. Thẩm quyền ban hành của tổ chức tín dụng:
a) Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên ban hành quy định về tổ chức, quản trị và hoạt động của tổ chức tín dụng, trừ các vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội thành viên, chủ sở hữu;
b) Ban kiểm soát ban hành quy định nội bộ của Ban kiểm soát;
c) Tổng giám đốc (Giám đốc) ban hành theo thẩm quyền quy chế, quy định nội bộ, quy trình, thủ tục tác nghiệp để vận hành hệ thống điều hành kinh doanh, hệ thống thông tin quản lý (sau đây gọi là quy trình nội bộ), trừ các vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội thành viên, chủ sở hữu, Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên, Ban kiểm soát.