Điều 41. Trình tự khoá sổ cuối tháng, cuối quí:
Cuối kỳ kế toán sau khi tất cả các chứng từ kế toán phát sinh trong kỳ đã được ghi vào sổ kế toán, tiến hành đối chiếu giữa số liệu trên chứng từ với số liệu đã ghi sổ, giữa số liệu các sổ có liên quan với nhau để đảm bảo sự khớp đúng giữa số liệu trên chứng từ với số liệu đã ghi sổ và giữa các sổ với nhau.
Tiến hành cộng số phát sinh trên Nhật ký - Sổ cái và các sổ kế toán chi tiết.
Từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết cho những tài khoản phải ghi trên nhiều sổ hoặc nhiều trang sổ.
Tiến hành cộng tất cả các số phát sinh Nợ, cộng các số phát sinh Có của các tài khoản trên Nhật ký - Sổ cái xem có bằng nhau và bằng số phát sinh ở phần Nhật ký không? Sau đó tiến hành đối chiếu số liệu trên Sổ cái với số liệu trên sổ chi tiết hoặc bảng tổng hợp chi tiết, giữa số liệu của kế toán với số liệu của thủ kho, thủ quỹ. Nếu đảm bảo sự khớp đúng sẽ tiến hành khoá sổ chính thức bằng các bước sau:
Kẻ một đường ngang dưới dòng ghi nghiệp vụ cuối cùng của kỳ kế toán, cách dòng ghi sổ nghiệp vụ cuối cùng nửa dòng. Sau đó ghi số phát sinh trong tháng đã cộng phía dưới dòng đã kẻ.
Ghi lại dòng cộng phát sinh các tháng trước (Số luỹ kế từ đầu quí đến cuối tháng trước) kế tiếp dòng cộng phát sinh tháng.
Dòng cộng phát sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối tháng này ghi tiếp phía dưới số liệu cộng phát sinh luỹ kế các tháng trước.
Dòng cộng phát sinh luỹ kế từ đầu năm đến cuối tháng ghi dưới dòng cộng phát sinh luỹ kế từ đầu quý.
Ghi lại dòng số dư đầu tháng (Dư Nợ ghi vào cột Nợ, dư Có ghi vào cột Có) kế tiếp dòng phát sinh luỹ kế từ đầu năm tới cuối tháng.
Dòng số dư cuối tháng tính được ghi tiếp dưới dòng trên.
Dòng số dư cuối tháng tính như sau:
| Số dư Nợ cuối tháng | = | Số dư Nợ đầu tháng | + | Số phát sinh Nợ trong tháng | - | Số phát sinh Có cuối tháng |
| Số dư Có cuối tháng | = | Số dư Có đầu tháng | + | Số phát sinh Có trong tháng | - | Số phát sinh Nợ cuối tháng |
Nếu kết quả tính ra là một số âm (đối với tài khoản thanh toán có tính chất lưỡng tính) thì lấy kết quả tính được (bỏ dấu âm) ghi vào dòng số dư cuối tháng của bên ngược lại.
Kẻ 2 đường kẻ liền nhau ngày sát dưới dòng số dư để kết thúc việc khoá sổ ( )
Riêng 1 số sổ chi tiết có kết cấu các cột phát sinh Nợ, phát sinh Có và số dư (hoặc nhập, xuất, còn lại hay thu, chi, tồn quỹ...) thì số liệu cột số dư (Còn lại hay tồn) không ghi vào dòng cộng mà ghi vào dòng "số dư cuối tháng" dưới dòng cộng cuối tháng.
Sau khi khoá sổ kế toán, người ghi sổ phải ký dưới 2 đường kẻ và kế toán trưởng hay người phụ trách kiểm tra đảm bảo sự chính xác, cân đối sẽ ký xác nhận. Sau đó chủ tài khoản kiểm tra và ký duyệt để chứng nhận số liệu khoá sổ chính xác và đúng với số thực tế nhằm đảm bảo sự nhất trí về số liệu khoá sổ kế toán giữa kế toán trưởng với Chủ tài khoản.