Điều 39. Hình thức kế toán áp dụng cho các xã thực hiện phương pháp kế toán ghi sổ "kép" là hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái.
1. Các loại sổ kế toán của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái bao gồm các loại chủ yếu sau:
Nhật ký - Sổ cái
Các sổ kế toán chi tiết
2. Trình tự và phương pháp ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái.
a. Ghi Nhật ký - Sổ cái:
Ghi chép hàng ngày:
Hàng ngày, khi nhận được chứng từ kế toán, kế toán kiểm tra tính chất pháp lý của chứng từ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Nhật ký - Sổ cái. Mỗi chứng từ kế toán được ghi vào Nhật ký - Sổ cái một dòng đồng thời ở cả 2 phần Nhật ký và Sổ cái.
Đối với những chứng từ kế toán cùng loại phát sinh nhiều lần trong 1 ngày (như phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập vật liệu...) có thể tiến hành phân loại các chứng từ để lập Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại; Sau đó, căn cứ vào số tổng cộng trên từng bảng Tổng hợp chứng từ kế toán để ghi vào Nhật ký - Sổ cái một dòng.
Tổng hợp và kiểm tra đối chiếu số liệu cuối tháng.
Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào Nhật ký - Sổ cái và các sổ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành khoá sổ, cộng tổng số tiền của cột số phát sinh ở phần Nhật ký, cộng tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và tính số dư cuối tháng của từng tài khoản ở phần Sổ cái.
Sau đó kiểm tra đối chiếu số liệu dòng cộng phát sinh tháng trên Nhật ký - Sổ cái, bằng cách cộng tổng số phát sinh Nợ và cộng tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản phản ánh ở phần Sổ cái đối chiếu với tổng số tiền ở cột cộng phát sinh của phần Nhật ký. Căn cứ vào dòng số dư các tài khoản trên Nhật ký - Sổ cái tiến hành cộng tất cả số dư Nợ các tài khoản và cộng tất cả số dư có các tài khoản, lấy số liệu tổng cộng dư Nợ các tài khoản đối chiếu với số liệu tổng cộng dư Có của tất cả các tài khoản. Khi kiểm tra đối chiếu các số liệu trên phải đảm bảo nguyên tắc cân đối sau:
| Tổng số phát sinh ở phần Nhật ký | = | Tổng số phát sinh Nợ của tất cả các tài khoản (ở phần Sổ cái) | = | Tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản (ở phần Sổ cái) |
Tổng số dư Nợ của các tài khoản = tổng số dư Có của các tài khoản
b. Ghi các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Các chứng từ gốc, bảng tổng hợp chứng từ gốc sau khi ghi Nhật ký - Sổ cái phải ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan ở các cột phù hợp.
Cuối tháng hoặc cuối quý phải tổng hợp số liệu và khoá các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Phải cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng; Sau đó căn cứ vào số liệu trên sổ kế toán chi tiết lập " Bảng Tổng hợp chi tiết" cho từng tài khoản.
Số liệu trên Bảng Tổng hợp chi tiết phải được kiểm tra, đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư của từng tài khoản trên Nhật ký - Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết khác.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký - Sổ Cái được thể hiện trên sơ đồ sau:
TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ - SỔ CÁI
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra