Điều 38. Sổ kế toán phải dùng mẫu in sẵn hoặc kẻ sẵn và đóng thành quyển.
Trước khi dùng sổ phải hoàn thiện các thủ tục sau:
Ngoài bìa và trang đầu sổ (góc bên trái) phải ghi rõ tên xã, huyện, tỉnh, cấp ngân sách; giữa bìa ghi tên sổ, ngày mở sổ, niên độ ngân sách và họ tên người ghi sổ, ngày kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao cho người khác và xác nhận của Chủ tịch xã.
Các trang sổ phải đánh số trang và giữa 2 trang sổ phải đóng dấu giáp lai của xã.
Chủ tịch xã, Kế toán trưởng phải ký xác nhận vào trang đầu sổ kế toán
Trường hợp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính:
Sổ kế toán lập trên máy vi tính phải thể hiện đầy đủ các chỉ tiêu quy định cho từng mẫu sổ. Cuối kỳ kế toán, sau khi đã hoàn tất việc khoá sổ theo quy định cho từng loại sổ, phải tiến hành in ra giấy toàn bộ sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Sau đó phải làm đầy đủ thủ tục pháp lý như sổ kế toán ghi bằng tay.
Các sổ kế toán sau khi làm đầy đủ các thủ tục trên mới được coi là hợp lệ, hợp pháp.