Điều 4. Tiếp nhận hồ sơ
1. Hình thức tiếp nhận hồ sơ
Việc tiếp nhận hồ sơ của người sử dụng đất được thực hiện trực tiếp tại Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh, cấp xã và Văn phòng Đăng ký đất đai theo các hình thức:
a) Trực tiếp;
b) Qua dịch vụ bưu chính công ích;
c) Trực tuyến tại Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc ứng dụng định danh
quốc gia.
2. Quy trình tiếp nhận, luân chuyển hồ sơ
a) Trường hợp người sử dụng đất nộp hồ sơ giấy: Người yêu cầu đăng ký được lựa chọn nộp bản sao giấy tờ và xuất trình bản chính để cán bộ tiếp nhận hồ sơ kiểm tra đối chiếu hoặc nộp bản chính giấy tờ hoặc nộp bản sao giấy tờ đã có công chứng hoặc chứng thực. Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh, cấp
xã nơi tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ, xác định đầy đủ thành phần hồ sơ, thực hiện số hóa và cập nhật hồ sơ hợp lệ trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tập trung và chuyển đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết theo quy định; đồng thời với việc luân chuyển hồ sơ giấy qua dịch vụ bưu chính công ích.
b) Việc xác định danh tính, kiểm tra hồ sơ, tài liệu điện tử được thực hiện theo quy định của Luật Giao dịch điện tử và Nghị định số 118/2025/NĐ-CP ngày 09 tháng 6 năm 2025 về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại Bộ phận một cửa và cổng dịch vụ công quốc gia.
c) Hồ sơ do người sử dụng đất nộp phải được số hóa đầy đủ theo tiêu chuẩn số hóa hồ sơ thủ tục hành chính; tài liệu số hóa được lưu trữ trong hồ sơ điện tử của người sử dụng đất trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tập trung để khai thác, sử dụng lại trong các lần giải quyết thủ tục hành chính tiếp theo, bảo đảm nguyên tắc “mỗi thông tin chỉ cung cấp một lần" theo quy định của pháp luật.
d) Việc tiếp nhận và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính phải bảo đảm đúng thời hạn quy định tại Quyết định này. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chưa chính xác theo quy định, Bộ phận Một cửa tiếp nhận hồ sơ phải hướng dẫn đại diện tổ chức, cá nhân bổ sung, hoàn thiện hồ sơ và nêu rõ lý do theo mẫu Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ; Trường hợp từ chối nhận hồ sơ phải nêu rõ lý do theo mẫu Phiếu từ chối giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính.
đ) Đối với nơi chưa có bản đồ địa chính hoặc bản đồ địa chính có biến động thuộc trường hợp phải chỉnh lý thì cán bộ tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm hướng dẫn người nộp hồ sơ thực hiện việc trích đo địa chính thửa đất hoặc đo đạc chỉnh lý thửa đất theo quy định của pháp luật.