Điều 9. Thanh toán bằng lệnh chi hoặ Uỷ nhiệm chi
9.1 thủ tục lập lệnh chi hoặc uỷ nhiệm chi
9.1.1 Nếu lệnh chi hoặc uỷ nhiệm chi dưới dạng chứng từ giấy: người trả tiền phải lập theo đúng mẫu, đủ số liên do NHPT phục vụ người trả tiền quy định. Trên lệnh chi hoặc uỷ nhiệm chi phảI ghi đầy đủ, rõ ràng, chính xác các yếu tố, khớp đúng nội dung các liên, ký tên đóng dấu( nếu có )trên tất cả các liên lệnh chi hoặc uỷ nhiệm chi. NHPT phục vụ người trả tiền có trách nhiệm hướng dẫn khách hàng lập, xử lý lệnh chihoặc uỷ nhiệm chi tại đơn vị mìnhphù hợp với quy định hiện hành của Ngân hàng Nhà nước. Cách lập chứng từ như sau:
- Một bộ lệnh chi hoặc uỷ nhiệm chi gồm 4 liên( 04 bản)khi lập phảI lập lồng 04 liên để đảm bảo sự khớp đúng giữa các liên.
- Số….: Số của lệnh chi hoặc uỷ nhiệm chi do khách hàng đánh số, nếu khách hàng không đánh số thì kế toán ngân hàng sẽ ghi số theo trật tự thời gian phát sinh nghiệp vụ trong ngày phát sinh nghiệp vụ.
- Lập ngày….: Ghi ngày, tháng, năm lập uỷ nhiệm chi
- Tên đơn vị trả tiền: Ghi tên đơn vị trả tiền
- Số tài khoản: Ghi số hiệu tài khoản của đơn vị trả tiền
- Tại Ngân hàng: ghi tên đơn vị ngân hàng Phát triển và địa chỉ của Ngân hàng Phát triển nơI đơn vị hay cá nhân mơt tài khoản
- Tên đơn vị nhận tiền: Ghi tên đơn vị hay cá nhân được hưởng số tiền ghi trên uỷ nhiệm chi do đơn vị trả tiền chuyển.
- Số tài khoản: Ghi số hiệu tài khoản của người được hưởng( người thụ hưởng) mở tai ngân hàng.
-Tại Ngân hàng: ghi tên và địa chỉ của Ngân hàng phục vụ người thụ hưởng
- Số tiền bằng chữ: Ghi số tiền bằng chữ khớp đúng với số tiền bằng số.
- Số tiền bằng số: ghi số tiền bằng số trong khung khớp đúng với số tiền bằng chữ.
- Nội dung thanh toán: Ghi rõ nội dụng thanh toán giá trị khối lượng XDCB, tiền hàng hoá, dịch vụ hay trả nợ Ngân hàng…
Khi lập lệnh chi hoặc uỷ nhiệm chi không được viết và ký bằng bút mực đỏ, bút chì hai loại bút màu mực khác nhau, chữ viết chữ số trên chứng từ phải rõ ràng, chính xác, đầy đủ,chữ ký trên chứng từ giấy phảI ký đầy đủ bằng tay từng tờ bút không phai, không được ký bằng dấu đóng sẵn.
- Phần do Ngân hàng Phát triển ghi: Do thanh toán viên Ngân hàng trực tiếp ghi số hiệu tàI khoản nợ ( tàI khoản của người chi trả) số hiệu tài khoản có ( tài khoản của người nhận tiền)
- Các chữ ký:
+ Đơn vị trả tiền: Bao gồm chữ ký của kế toán trưởng( hoặc gnười được uỷ quyền) và chủ tài khoản (hoặc gnười được uỷ quyền)theo mẫu đã đăng ký trước tại NHPT khi mở tài khoản.
+ Ngân hàng A: Bao gồm ngày ghi sổ nhận lệnh chi hoặc uỷ nhiệm chi để vào sổ hạch toán, kiểm tra tài khoản của người chi trả, chữ ký của kế toán trưởng và trưởng phòng kế toán NHPT khi kiểm soát, xử lý lệnh chi hoặc uỷ nhiệm chi. Nếu hai bên chi trả và thụ hưởng mở tàI khoản tại chi nhánh Ngân hàng Phát triển thì Ngân hàng Phát triển A đồng thời là Ngân hàng Phát triển B.
+ Ngân hàng B: Nếu là lệnh chi hoặc uỷ nhiệm chi chuyển đi Ngân hàng khác thì Ngân hàng chấp nhận trả tiền là Ngân hàng B. Ngân hàng B sẽ ghi ngày nhận chuyển tiền và ký kế toán, trưởng phòng kế toán như Ngân hàng A.
9.1.2. Nếu lệnh chi hoặc uỷ nhiệm chi dưới dạng chứng từ điện tử phải đáp ứng các chuẩn dữ liệu do NHPT quy định và phải thực hiện đúng các quy định tại chế độ chứng từ kế toán Ngân hàng do thống đốc Ngân hàng nhà nước ban hành.
9.2- Thủ tục thanh toán lệnh chi hoặc uỷ nhiệm chi.
9.2.1 Tại Chi nhánh Ngân hàng Phát triển phục vụ người trả tiền (NHPT A).
Kiểm soát chứng từ: Khi nhận được lệnh chi hoặc uỷ nhiệm chi của người trả tiền, NHPT phải kiểm soát chặt chẽ bảo đảm tính hợp pháp của nghiệp vụ và tính hợp lệ của chứng từ, cụ thể phải thực hiện.
+ Nếu lệnh chi hoặc uỷ nhiệm chi được lập dưới dạng chứng từ giấy:
- Phải kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của lệnh chi hoặc uỷ nhiệm chi;
- Đối chiếu, kiểm tra số dư trên tài khoản tiền gửi của người trả tiền để đảm bảo đủ khả năng thanh toán.
+ Nếu lệnh chi hoặc uỷ nhiệm chi được lập dưới dạng chứng từ điện tử.
- Kiểm soát kĩ thuật thông tin: Mã nhận biết trên chứng từ phải đúng với mã đã quy định; các mật mã trên chứng từ phảI đúng với mật mã đã quy định; Tên tập tin phảI được lập đúng tên và mẫu thông tin; quy định, bảo đảm không có sự trùng nặp về nội dung thông tin trên chứng từ; nội dung chứng từ hợp lệ.
- Kiểm soát nội dung chứng từ nghiệp vụ: Kiểm tra chữ ký điện tử, ký hiệu mật và mã khoá bảo mật trên uỷ nhiệm chi; kiểm tra tên; số hiệu tàI khoản, khả năng thanh toán để chi trả số tiền trên chứng từ; kiểm tra sự tồn tại và dạng thức của một số vùng bắt buộc của chứng từ.
Nếu lệng chi hoặc uỷ nhịêm chi không hợp lệ hoặc không được bảo đảm khả năng thanh toán thì NHPT trả lại ngay cho nguời nộp. Nếu lệnh chi hoặc uỷ nhiệm chi hợp lệ, được bảo đảm khả năng thanh toán thì NHPT ghi ngày hạch toán, số hiệu tài khoản, ký tên trên lệnh chi theo đúng quy định.
Xử lý chứng từ và hạch toán kế toán:
+ Trường hợp người trả tiền và người thụ hưởng cùng mở tàI khoản tại một chi nhánh NHPT:
+ Xử lý chứng từ:
- Nếu lệnh chi hoặc uỷ nhiệm chi được lập dưới dạng chứng từ giấy thì thực hiện:
1 liên lệnh chi hoặc uỷ nhiệm chi dùng làm chứng từ ghi Nợ tài khoản của bên trả tiền và ghi Có tài khoản người thụ hưởng.
1 liên lệnh chi hoặc uỷ nhiệm chi dùng làm giấy báo Nợ gửi người trả tiền
1 liên lệnh chi hoặc uỷ nhiệm chi dùng làm giấy báo Có gửi người thụ hưởng
Trên giấy báo Nợ,giấy báo Có gửi cho khách hàng, NHPT phảI đóng dấu đơn vị mình ( dấu kế toán) vào chõ quy định( trên chữ ký của NHPT)
- Nếu lệnh chi hoặc uỷ nhiệm chi được lập dưới dạng chứng từ điện tử thì thực hiện: In ( chuyển hoá) lệnh chi hoặc uỷ nhiệm chi của người trả tiền gửi ( truyền) đến dưới dạng chứng từ điện tử, ra giấy đảm bảo đủ số liền để phục vụ cho các khâu kiểm soát, hạch toán, lưu trữ và báo Nợ, Có theo đúng quy định.
+ Hạch toán kế toán: Căn cứ lệnh chi hoặc uỷ nhiệm chi của người trả tiền , NHPT ghi:
Nợ tài khoản tiền gửi của người trả tiền
Có tài khoản tiền gửi của người thụ hưởng. và gửi giấy báo Nợ cho người trả tiền; gửi giấy báo Có cho người thụ hưởng.
+) Trường hợp người thụ hưởng mở tài khoản tại Ngân hàng khác không cùng hệ thống NHPT hoặc Chi nhánh NHPT khác.
* Xử lý chứng từ:
- Nếu lệng chi hoặc uỷ nhiệm chi được lập dưới dạng chứng từ giấy thì thực hiện:
1 liên lệnh chi hoặc uỷ nhiệm chi dùng làm chứng từ ghi Nợ tài khoản người trả tiền.
1 liên lệnh chi hoặc uỷ nhiệm chi dùng làm giấy báo Nợ gửi người trả tiền.
2 liên lệnh chi hoặc uỷ nhiệm chi dùng làm căn cứ lập chứng từ thanh toán với Ngân hàng phục vụ người thụ hưởng để thanh toán cho người thụ hưởng.
- Nếu lệnh chi hoặc uỷ nhiệm chi được lập dưới dạng chứng từ điện tử thì phải in (chuyển hoá) lệnh chi hoặc uỷ nhiệm chi của người trả tiền gửi (truyền) đến dưới dạng chứng từ điện tử, ra giấy bảo đảm đủ số liên để phục vụ cho các khâu kiểm soát, hạch toán, lưu trữ và báo Nợ cho khách hàng theo đúng quy định.
+ Hạch toán kế toán: Căn cứ lệnh chi hoặc uỷ nhiệm chi của người trả tiền NHPT ghi:
Nợ tài khoản tiền gửi của người trả tiền.
Có tài khoản thích hợp
Và gửi giấy báo Nợ cho người trả tiền.
NHPT phục vụ người trả tiền căn cứ lệnh chi hoặc uỷ nhiệm chi của khách hàng (bằng chứng từ giấy hoặc chứng từ điện tử) lập chứng từ thanh toán với Ngân hàng , Chi nhánh NHPT phục vụ người thụ hưởng theo các trường hợp sau:
- Lập chứng từ thanh toán với Ngân hàng có tham gia thanh toán bù trừ trên địa bàn tỉnh, thành phố để Ngân hàng này ghi Có tài khoản của người thụ hưởng hoặc chuyển tiếp qua thanh toán điện tử (hoặc thanh toán liên Ngân hàng) với Ngân hàng trong hệ thống (nơi người thụ hưởng mở tài khoản) để ghi Có tài khoản người thụ hưởng hoặc chuyển đi thanh toán điện tử liên Ngân hàng (nếu đã tham gia hệ thống thanh toán điện tử liên Ngân hàng).
- Lập chứng từ thanh toán qua Ngân hàng Nhà nước trên địa bàn để ghi Có tài khoản người thụ hưởng hoặc chuyển tiền đến Ngân hàng Nhà nước tỉnh, thành phố khác để ghi Có tài khoản của người thụ hưởng.
9.2.2 Tại Chi nhánh NHPT phục vụ người thụ hưởng (NHPT B).
Khi nhận được chứng từ thanh toán nói trên do NHPT A phục vụ người trả tiền chuyển đến hoặc chứng từ thanh toán do Ngân hàng khác chuyển đến sau khi kiểm soát, nếu đủ điều kiện thanh toán, đơn vị NHPT B phục vụ người thụ hưởng xử lý.
Xử lý chứng từ:
- Trường hợp nhận được chứng từ thanh toán dưới dạng chứng từ giấy, sau khi kiểm soát thấy không có gì sai sót thì thực hiện: ghi ngày ghi sổ, số hiệu tài khoản Nợ, Có, ký tên tên chứng từ dùng làm chứng từ để ghi Có tài khoản người thụ hưởng và gửi báo Có cho người thụ hưởng theo quy định.
- Trường hợp nhận được chứng từ thanh toán dưới dạng chứng từ điện tử, sau khi kiểm soát thấy không có gì sai sót thì xử lý chứng từ theo đúng quy định hiện hành (in lệnh chuyển tiền dưới dạng chứng từ điẹn tử ra giấy, ký tên vào lệnh chuyển tiền in ra, xử lý hạch toán, lưu trữ và dùng để báo Có cho người thụ hưởng theo quy định).
Hạch toán kế toán: Căn cứ chứng từ chuyển tiền đến (lệnh chi hoặc uỷ nhiệm chi, lệnh chuyển Có...) NHPT phục vụ người thụ hưởng ghi:
Nợ tài khoản thích hợp
Có tài khoản tiền gửi của khách hàng (hoặc tài khoản thích hợp khác).
Và gửi giấy báo Có cho người thụ hưởng.
Trường hợp người thụ hưởng khôn có tài khoản tiền gửi thì Chi nhánh NHPT phục vụ người thụ hưởng ghi Có tài khoản phải trả khách hàng và báo cho người thụ hưởng đến nhận tiền. Người thụ hưởng khi đến nhận tiền phải có giấy chứng minh nhấn dan hoặc Hộ chiếu để loàm thủ tục nhận tiền.
9.3. Các bước thực hiện thanh toán lẹnh chi hoặc uỷ nhiệm chi tại Ngân hàng Phát triển:
Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu:
Thực hiện: Giao dịch viên
- Giao dịch viên nhận yêu cầu thanh toán bằng lệnh chi hoặc uỷ nhiệm chi từ khách hàng, lệnh chi hoặc uỷ nhiệm chi khách hàng đưa đến trực tiếp.
- Lệnh chi hoặc uỷ nhiệm chi là chứng từ điện tử điện tử nhận được từ chương trình thanh toán điện tử với khách hàng.
- Lệnh chi hoặc uỷ nhiệm chi nhận vào khi còn giờ giao dịch phải xử lý ngay, nếu lệnh chi hoặc uỷ nhiệm chi nhận vào đã quá giờ giao dịch, giao dịch ghi ngày giờ nhận lệnh được xử lý vào ngày làm việc tiếp theo.
Bước 2: Kiểm soát chứng từ:
Thực hiện: Giao dịch viên
- Kiểm soát các yếu tố chứng từ, tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ;
- Kiểm soát tình trạng tài khoản của khách hàng có bị phong toả không;
- Kiểm soát khả năng thanh toán của khách hàng;
- Xem xét phí chuyển tiền do ai chịu;
- Trường hợp uỷ nhiệm chi của khách hàng không đủ điều kiện để thanh toán, trả lại khách hàng, tra soát (trong thanh toán chuyển tiền điện tử);
- Trong trường hợp nhận lại lệnh chi hoặc uỷ nhiệm chi do các cấp duyệt trả lại, Giao dịch viên căn cứ vào ý kiến của những người đó để thực hiện;
- Trong trường hợp có nghi ngờ dấu hiệu phạm pháp trong bộ chứng từ ủy nhiệm chi phải báo cáo ngay Lãnh đạo để có biện pháp thích hợp;
- Chấp hành thứ tự ưu tiên xử lý chứng từ theo quy định;
- Nếu lệnh chi hoặc uỷ nhiệm chi đủ điều kiện thanh toán sẽ thực hiện thanh toán theo quy định.
Bước 3. Hạch toán
Thực hiện: Giao dịch viên
- Tính phí chuyển tiền (từng kỳ hay theo thoả thuận với khách hàng);
- Định khoản hạch toán giao dịch theo chỉ dẫn của khách hàng. Trường hợp phải chuyển ra ngoài Chi nhánh NHPT mở tại Ngân hàng Nhà nước, tổ chức tín dụng khác: chuyển tiền qua hệ thống điện tử liên Ngân hàng của Ngân hàng Nhà nước hay qua tài khoản tiền gửi thanh toán tại trung tâm thanh toán đảm bảo chuyển tiền nhanh chóng và hiệu quả.
Ký trên chứng từ, chuyển sang người kiểm soát và duyệt chứng từ.
Bước 4. Kiểm soát và duyệt chứng từ
Thực hiện: Trưởng phòng kế toán (hoặc Trưởng phòng nghiệp vụ).
- Kiểm soát tính xác thực của giao dịch thanh toán phát sinh;
- Kiểm soát các yếu tố chứng từ: tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ;
- Kiểm soát hạch toán và thanh toán của Giao dịch viên;
- Kiểm soát thẩm quyền và việc làm của Giao dịch viên;
- Khi cần thiết có thể liên lạc với Chủ tài khoản để xác minh lệnh chi tiền (ví dụ: Chuyển tiền giá trị cao...);
- Nếu chấp nhận giao dịch thanh toán, ký trên chứng từ;
- Nếu trong thẩm quyền kiểm soát, tuỳ từng nghiệp vụ theo phân cấp chuyển thực hiện kiểm soát và duyệt chứng từ ra ngoài Chi nhánh NHPT và trả tiền cho khách hàng thụ hưởng;
- Nếu vượt thẩm quyền kiểm soát, chuyển người thực hiện các bước tiếp theo (Giám đốc hoặc người được uỷ quyền);
- Nếu không chấp nhận giao dịch thanh toán – Chuyển trả lại Bộ chứng từ cho Giao dịch viên kèm lý do, yêu cầu.
Bước 5. Duyệt chứng từ
Thực hiện: Tổng giám đốc, Giám đốc ( hoặc người được uỷ quỳên)
- Kiểm soát thẩm quỳên và việc làm của trưởng phòng tài chính kế toán hoặcỉtưởng phòng nghiệp vụ.
- Kiểm tra tổng thể bộ chứng từ.
- Tuỳ theo mặt nghiệp vụ và phát sinh cụ thể, ra lệnh cho các bộ phận liên quan xử lý các nghiệp vụ khác để đảm bảo sự an toàn chung.
- Nếu chấp nhận giao dịch, duyệt và ký trên chứng từ chuyển kiểm soát và duyệt chứng từ thanh toán.
- Trường hợp không chấp nhận giao dịch, trả lại cho giao dịch viên làm lại hoặc chỉnh sửa.
Bước 6. Kiểm soát và duyệt chứng từ thanh toán
Thực hiện: Tổng Giám đốc hoặc Giám đốc, hoặc người được uỷ quyền (Phó Tổng Giám đốc, Phó giám đốc hoặc Trưởng ban, Trưởng phòng nghiệp vụ được uỷ quyền).
- Kiểm soát hạch toán, thanh toán;
- Tuỳ theo từng mặt nghiệp vụ và phát sinh cụ thể, thông báo cho các bộ phận liên quan những thông tin cần thiết để phối hợp chung;
- Nếu chấp nhận giao dịch, duyệt và ký trên chứng từ chuyển trả tiền cho khách hàng thụ hưởng.
Bước 7. Trả tiền cho khách hàng thụ hưởng, tổng hợp hồ sơ
- Khách hàng thụ hưởng cùng Chi nhánh NHPT: Báo Có cho khách hàng, khách hàng có thể sử dụng được ngay số tiền báo Có, báo Nợ khách hàng trả tiền. Tổng hợp, lưu hồ sơ theo chế độ, chuyển báo cáo sang phòng nghiệp vụ liên quan;
- Chuyển tiền ra ngoài Chi nhánh NHPT: Khi tài khoản khách hàng hưởng mở tại các Ngân hàng, các tổ chức tín dụng khác, hoặc Chi nhánh NHPT khác.