Điều 10. Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi
10.1. Thủ tục lập uỷ nhiệm thu: Người thụ hưởng lập uỷ nhiệm thu kèm theo hoá đơn, chứng từ giao hàng, cung ứng dịch vụ nộp vào NHPT phục vụ mùnh hoặc NHPT phục vụ người trả tiền.
Thủ tục lập, số liên và cách lập lập uỷ nhiệm thu tương tự như thủ tục lập uỷ nhiệm chi.
Mẫu uỷ nhiệm thu, số liên uỷ nhiệm thu, thủ tục lập và phương thức giao nhận uỷ nhiệm thu giữa khách hàng với NHPT theo quy định của NHPT và quy định hiện hành của pháp luật.
10.2 Điều kiện thu hộ và thanh toán uỷ nhiệm thu: Chi nhánh NHPT phải nhận được thông báo của khách hàng bằng văn bản về việc khách hàng mua và khách hàng bán hàng hóa dịch vụ thống nhất thoả thuận dùng hình thức thanh toán uỷ nhiệm thu đối với các hình thức cụ thể.
10.3 Thủ tục thanh toán uỷ nhiệm thu:
10.3.1 Trường hợp người thụ hưởng và người trả tiền mở tài khoản tại một NHPT:
Khi nhận được uỷ nhiệm thu kèm theo hoá đơn chứng từ giao hàng, cung ứng dịch vụ do người thụ hưởng nộp vào, NHPT phải kiểm tra tính hợp lệ của uỷ nhiệm thu, kiểm tra việc ngừơi trả tiền và người thụ hưởng đã có thoả thuận thanh toán bằng uỷ nhiệm thu, nếu có đủ điều kiện thực hiện thì ghi ngày tháng nhận chứng từ lên tất cả các liên uỷ nhiệm thu, ký nhận chứng từ đối với khách hàng và xử lý;
- Trường hợp người trả tiền đủ khả năng thanh toán thì căn cứ uỷ nhiệm thu, NHPT ghi:
Nợ Tài khoản tiền gửi của người trả tiền
Có Tài khoản tiền gửi của người thụ hưởng và gửi giấy báo Nợ cho người trả tiền, giấy báo Có cho người thụ hưởng.
- Trường hợp khả năng thanh toán của người trả tiền không đủ để chi trả số tiền trên Uỷ nhiệm thu thì lưu vào hồ sơ Uỷ nhiệm thu chưa thanh toán và báo cho người trả tiền, người thụ hưởng biết và xử lý gửi trả lại Uỷ nhiệm thu cho người thụ hưởng (nếu người thụ hưởng yêu cầu) hoặc tiếp tục lưu giữ Uỷ nhiệm thu đến khi người trả tiền đủ khả năng thanh toán thì ghi ngày, tháng, năm thanh toán trên uỷ nhiệm thu và thực hiện thanh toán theo quy định.
10.3.2 Trường hợp người trả tiền và người thụ hưởng mở tài khoản ở hai Ngân hàng (cùng hoặc hệ thống NHPT).
Tại Chi nhánh NHPT phục vụ người thụ hưởng:
Việc tiếp nhận và kiểm soát uỷ nhiệm thu được thực hiện theo không đúng quy định tại khoản 2 điều 10 trên đây, sau đó Ngân hàng phục vụ người thụ hưởng ký tên đóng dấu trên uỷ nhiệm thu, ghi vào sổ theo dõi nhận giấy uỷ nhiệm thu gửi đi (dùng làm cơ sở để tra cứu xử lý các trường hợp gửi chứng từ bị thất lạc chậm trễ) và gửi uỷ nhiệm thu kèm theo hoá đơn, chứng từ giao hàng, cung ứng dịch vụ cho Ngân hàng phục vụ người trả tiền.
- Khi nhận được chứng từ thanh toán uỷ nhiệm thu do Ngân hàng phục vụ người trả tiền chuyển đến thì sử dụng các chứng từ đó hạch toán:
Nợ Tài khoản tiền gửi của người trả tiền
Có Tài khoản tiền gửi của người thụ hưởng và giấy báo Có cho người thụ hưởng.
Tại Ngân hàng phục vụ người trả tiền:
Khi nhận được uỷ nhiệm thu kèm theo hoá đơn, chứng từ giao hàng, cung ứng dịch vụ do Ngân hàng phục vụ người thụ hưởng gửi đến hoặc do người thụ hưởng trực tiếp nộp, Ngân hàng kiểm tra thủ tục lập uỷ nhiệm thu kiểm tra việc người trả tiền và người thụ hưởng có thoả thuận thanh toán bằng uỷ nhiệm thu, kiểm tra khả năng thanh toán của người trả tiền và xử lý.
- Nếu đủ điều kiện thanh toán thì làm thủ tục trích tài khoản tiền gửi của người trả tiền để chuyển tiền đến Ngân hàng phục vụ người thụ hưởng để thanh toán cho người thụ hưởng như trường hợp thanh toán lệnh chi quy định tại khoản 2 Điều 9 nêu trên.
- Trường hợp tài khoản tiền gửi của người trả tiền không đủ khả năng thanh toán, thì xử lý như quy định tại tiết a, điểm 2, Điều 5 nêu trên.
10.3.3 Các bước thực hiện thanh toán uỷ nhiệm thu tại Ngân hàng Phát triển:
Bước 1. Tiếp nhận yêu cầu:
Người thực hiện: Giao dịch viên
- Nhận bộ chứng từ uỷ nhiệm thu từ khách hàng
- Ký giao nhận chứng từ.
- Uỷ nhiệm thu nhận vào nếu còn thời giờ giao dịch thì giao dịch viên ghi ngày, giờ nhận lệnh và xử lý chứng từ vào ngày giao dịch tiếp theo.
Bước 2. Kiểm tra khả năng thanh toán của người trả tiền:
Người thực hiện: Giao dịch viên
- Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ.
- Kiểm tra thoả thuận của khách hàng dùng uỷ nhiệm thu để thanh toán.
- Chứng từ hợp lệ, tài khoản của người trả tiền không đủ số dư thanh toán thực hiện bước (3).
- Chứng từ không hợp lệ: Trả lại khách hàng.
- Trường hợp nhận lại chứng từ do cấp có thẩm quyền duyệt trả lại, giao dịch viên căn cứ vào ý kiến của người đó để thực hiện.
- Trường hợp nghi ngờ dấu hiệu phạm pháp trong bộ chứng từ uỷ nhiệm thu, phải báo cáo lãnh đạo để có biện pháp xử lý thích hợp.
- Mở sổ theo dõi;
- Tính phí gửi đi nhờ thu.
- Gửi bộ uỷ nhiệm thu đi nhờ thu.
Bước 3. Lưu uỷ nhiệm thu không đủ khả năng thanh toán:
Người thực hiện: Giao dịch viên.
- Thông báo cho khách hàng trả tiền biết.
- Thường xuyên theo dõi tài khoản thanh toán để đề xuất thanh toán kịp thời khi đủ số dư.
Bước 4: Hạch toán:
Người thực hiện: Giao dịch viên
- Tính số tiền phạt chậm trả (nếu có).
- Định khoản, nhập dữ liệu hạch toán giao dịch thanh toán đúng chỉ dẫn thanh toán khách hàng. Trường hợp phải chuyển ra ngoài Ngân hàng lựa chọn kênh thanh toán cho phù hợp (qua tài khoản tiền gửi thanh toán tại Ngân hàng Nhà nước, tổ chức tín dụng khác hay tại trung tâm thanh toán) đảm bảo chuyển tiền nhanh chóng chuyển tiền nhanh chóng và hiệu quả.
- Ký trên chứng từ (chuyển thực hiện bứơc 6).
Bước 5. Kiểm soát và duyệt chứng từ tại phòng Tài chính kế toán:
Người thực hiện: Trưởng phòng Tài chính kế toán (hoặc TP nghiệp vụ)
- Kiểm soát bộ chứng từ
- Kiểm soát hạch toán thanh toán.
- Nếu chấp nhận thanh toán, ký trên chứng từ.
- Nếu trong thẩm quyền kiểm soát tuỳ từng nghiệp vụ theo phân cấp chuyển người ký duyệt chứng từ đi hoặc trả tiền cho người thụ hưởng, tổng hợp đối chiếu hồ sơ theo chế độ, chuyển báo cáo sang phòng nghiệp vụ liên quan.
Bước 6. Kiểm soát và duyệt chứng từ của Lãnh đạo Ngân hàng:
Người thực hiện: Tổng Giám đốc, Giám đốc (hoặc người được thẩm quyền)
- Kiểm soát chứng từ hạch toán, thanh toán
- Tuỳ theo từng mặt nghiệp vụ phát sinh cụ thể, thông báo cho các bộ
phận liên quan những thông tin cần thiết để phối hợp chung.
- Nếu chấp nhận giao dịch duyệt và ký trên chứng từ, chuyển cho kiểm soát để chuyển tiền cho người thụ hưởng.
Bước 7. Trả tiền cho người thụ hưởng, tổng hợp hồ sơ:
- Khách hàng thụ hưởng cùng Ngân hàng Phát triển: Báo cho khách hàng để khách hàng có thể sử dụng số tiền báo có.
Tổng hợp, đối chiếu, lưu trữ hồ sơ theo chế độ, chuyển báo cáo sang phòng nghiệp vụ liên quan.
- Khách hàng thụ hưởng khác Ngân hàng: Chuyển tiền qua các kênh thanh toán cho phù hợp.