Điều 4. Định dạng văn bản điện tử
1. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản điện tử thực hiện theo các văn bản quy định pháp luật hiện hành.
2. Sử dụng bộ mã các ký tự tiếng Việt trong văn bản điện tử là bộ mã các ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909: 2001 trong trao đổi thông tin văn bản điện tử giữa các cơ quan, đơn vị.
3. Tiêu chuẩn về truy cập thông tin, áp dụng theo Thông tư số 39/2017/TT- BTTTT ngày 15 tháng 12 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông về Ban hành Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước.
4. Định dạng văn bản điện tử:
a) Định dạng văn bản tiêu chuẩn, văn bản được số hóa từ bản gốc văn bản giấy được ký số: (.pdf);
b) Định dạng các tài liệu là văn bản: (.txt), (.rtf), (.doc); (.docx), (.odt);
c) Định dạng các tài liệu là bảng tính: (.csv), (.xls), (.xlsx), (.ods);
d) Định dạng các các tài liệu chỉ đọc: (.pdf);
đ) Định dạng các tài liệu là đồ họa, đồ thị phục vụ quản lý chuyên ngành: (.jpeg).
e) Việc lựa chọn định dạng tệp dữ liệu của văn bản điện tử phải bảo đảm việc gửi, nhận, xử lý và lưu trữ văn bản một cách tự động trên các phương tiện điện tử, đồng thời cho phép việc thực hiện chuyển đổi sang văn bản giấy phản ánh toàn vẹn nội dung của văn bản điện tử được chuyển đổi.
5. Đặt tên tệp dữ liệu của văn bản điện tử
Tên tệp dữ liệu của văn bản điện tử bao gồm ba phần, cụ thể như sau:
a) Số, ký hiệu: Ký tự “/” thay bằng dấu gạch ngang "- "; chữ “Đ” thay bằng chữ “D”; chữ “Ư’ thay bằng chữ “U” (tiếng Việt không dấu);
b) Ngày phát hành: Viết liền 08 ký tự số theo định dạng ddmmyyyy;
c) Trích yếu văn bản: Viết không dấu (trường hợp trích yếu quá dài có thể viết tắt hoặc rút gọn nhưng vẫn phải thể hiện đủ ý nghĩa của trích yếu văn bản).
Ví dụ: 992-QD_SGDDT_12112019_quy_che_quan_ly_trang_TTDT.pdf là Quyết định số 992 của Sở Giáo dục và Đào tạo; ban hành ngày 12/11/2019 về quản lý, vận hành và cung cấp thông tin trên trang thông tin điện tử.
6. Văn bản điện tử gửi, nhận trên Hệ thống VBĐH phải được xác thực bằng chữ ký số theo quy định hiện hành.