Điều 6. Nguyên tắc và yêu cầu quản lý văn bản
1. Nguyên tắc
a) Việc gửi, nhận văn bản điện tử phải thực hiện theo nguyên tắc quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, an ninh, an toàn thông tin và văn thư, lưu trữ.
b) Tất cả văn bản đi, đến cơ quan, tổ chức phải được đăng ký vào Hệ thống VBĐH, trừ văn bản mật.
b) Các cơ quan không phát hành văn bản giấy đến bên nhận khi đã gửi văn bản điện tử được ký số, trừ các trường hợp quy định phải gửi kèm văn bản giấy theo quy định tại khoản 2 Điều 7 Quy chế này, tại mục “Nơi nhận” của văn bản điện tử, sau tên cơ quan, đơn vị ghi bổ sung cụm từ “Văn bản điện tử” hoặc “VBĐT” để phân biệt với các văn bản trao đổi dưới dạng vừa điện tử, vừa văn bản giấy.”
c) Đối với các văn bản thuộc Khoản 2 Điều 7 Quy chế này, bên nhận chỉ nhận văn bản giấy nhưng không nhận văn bản điện tử có ký số trên Hệ thống VBĐH thì xem như văn bản chưa đảm bảo để đưa vào Hệ thống VBĐH xử lý.
d) Cơ quan nhận có quyền từ chối nhận văn bản điện tử nếu văn bản điện tử đó không bảo đảm các nguyên tắc, yêu cầu về gửi, nhận và phải chịu trách nhiệm về việc từ chối đó, đồng thời cơ quan nhận phản hồi cho cơ quan gửi được biết thông qua Hệ thống VBĐH hoặc thông qua Trục liên thông văn bản tỉnh để xử lý theo quy định.
2. Yêu cầu
a) Theo quy định Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước.
b) Khi nhận được văn bản điện tử đến, văn thư cơ quan nhận phải xử lý ngay không quá 04 giờ hành chính, không phải chờ văn bản giấy. Lãnh đạo cơ quan phân công xử lý đến phòng/ban chủ trì ngay trong ngày.
c) Đối với các văn bản đến có mức độ khẩn thì văn thư phải chuyển ngay cho lãnh đạo xử lý sau khi nhận. Văn bản điện tử có mức độ khẩn sẽ được tự động sắp xếp thứ tự ưu tiên ở vị trí đầu tiên trong danh sách văn bản chưa xử lý của người nhận trên Hệ thống VBĐH.
d) Văn bản điện tử phải được gửi ngay trong ngày văn bản được ký ban hành, chậm nhất là trong buổi sáng của ngày làm việc tiếp theo. Trường hợp văn bản điện tử thuộc loại khẩn phải được đặt ở chế độ ưu tiên ghi rõ mức độ khẩn, gửi ngay sau khi đã ký số.
đ) Văn bản điện tử gửi kèm văn bản giấy, cơ quan, đơn vị phát hành văn bản giấy trong ngày làm việc đó sau khi phát hành văn bản điện tử; trường hợp, cơ quan, đơn vị không phát hành văn bản giấy thì phải có văn bản thông báo thu hồi văn bản điện tử đã phát hành.
e) Các văn bản đi, văn bản đến được cập nhật những thông tin cần thiết vào sổ văn bản đi, sổ văn bản đến và ghi nhận tự động trạng thái xử lý trên Hệ thống VBĐH.
g) Văn bản phải được lưu trữ, bảo quản an toàn, nguyên vẹn và sử dụng đúng mục đích trong quá trình tiếp nhận, chuyển giao, giải quyết công việc.