Điều 11. Soạn thảo, xử lý, phát hành văn bản đi liên thông trên môi trường mạng
1. Soạn thảo, kiểm tra nội dung, thể thức văn bản, kỹ thuật trình bày văn bản thực hiện theo quy định hiện hành.
2. Ban hành và phát hành văn bản đi
a) Văn bản điện tử sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt, ký ban hành, ký số theo quy định của pháp luật được phát hành đến bên nhận thông qua Hệ thống VBĐH quản lý văn bản và điều hành được kết nối, liên thông giữa các cơ quan, đơn vị qua Trục liên thông văn bản của tỉnh.
b) Cơ quan gửi có trách nhiệm kiểm tra, theo dõi, bảo đảm văn bản điện tử được gửi đến đúng cơ quan nhận. Trường hợp thu hồi văn bản điện tử, cơ quan gửi phải thông báo trên Hệ thống VBĐH cho cơ quan nhận biết để xử lý văn bản điện tử được thu hồi.
c) Trường hợp văn bản đi để xử lý hoặc phản hồi cho văn bản đến, phải có liên kết với văn bản đến.
d) Văn bản điện tử được in và đóng dấu của cơ quan, tổ chức để lưu tại văn thư 01 bản phát hành trước khi ký số tổ chức; phát hành văn bản phải lưu một bản có giá trị pháp lý vào Hệ thống VBĐH để lưu trữ văn bản điện tử của cơ quan, đơn vị.
3. Theo dõi việc phát hành văn bản đi
a) Văn thư cơ quan, đơn vị gửi văn bản có trách nhiệm theo dõi việc tiếp nhận văn bản thuộc đối tượng nhận.
b) Chuyên viên chủ trì có trách nhiệm theo dõi tình hình và trạng xử lý văn bản do cơ quan, đơn vị mình gửi. Đối với các văn bản có nội dung yêu cầu phúc đáp, chuyên viên phải cập nhật, theo dõi, đôn đốc thường xuyên; đồng thời đề xuất, báo cáo lãnh đạo cơ quan, đơn vị biết, xử lý đối với các trường hợp chậm trễ (nếu có).