Điều 15. Tạo lập, nộp và quản lý hồ sơ điện tử hồ sơ điện tử
1. Việc tạo lập, nộp và quản lý hồ sơ điện tử thực hiện theo quy định tại Thông tư 01/2019/TT-BNV ngày 21 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ và các quy định hiện hành.
2. Mã hồ sơ gồm
a) Mã định danh của cơ quan, đơn vị: được cấp theo quy định tại Quyết định số số 1113/QĐ-UBND ngày 04 tháng 6 năm 2018 của UBND tỉnh về Ban hành Danh mục mã định danh (mã dùng trao đổi văn bản điện tử trên trục liên thông văn bản) của các cơ quan, đơn vị tỉnh Phú Yên và các quy định khác của tỉnh về mã định danh văn bản.
b) Năm hình thành hồ sơ;
c) Số và ký hiệu hồ sơ (số hồ sơ và ký hiệu loại hồ sơ)
Năm hình thành hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ được xác định theo Danh mục hồ sơ. Các thành phần của mã hồ sơ được phân định bằng dấu chấm.
Ví dụ: 000.00.12.H45.2019.01.TH
Hồ sơ số 01 nhóm Tổng hợp, năm 2019, Sở Nội vụ.
Trong đó 000.00.12.H45 là mã định danh của Sở Nội vụ; 2019 là năm hình thành hồ sơ; 01.TH là ký hiệu hồ sơ theo Danh mục hồ sơ cơ quan.
3. Khi công việc hoàn thành, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc có trách nhiệm rà soát toàn bộ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, hoàn thiện, kết thúc hồ sơ và cập nhật vào Hệ thống VBĐH.