Điều 10. Tiếp nhận, xử lý văn bản đến
1. Tiếp nhận văn bản điện tử đến liên thông trên môi trường mạng:
a) Khi tiếp nhận văn bản đến, văn thư cơ quan kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang mỗi văn bản, kiểm tra tính đầy đủ, toàn vẹn, tính xác thực của văn bản điện tử theo quy định.
Thông báo tiếp nhận qua Hệ thống VBĐH cho cơ quan, tổ chức về việc đã nhận văn bản. Trường hợp phát hiện sai sót, không bảo đảm các nguyên tắc, yêu cầu về gửi, nhận văn bản điện tử phải kịp thời phản hồi thông qua Hệ thống VBĐH để cơ quan gửi biết, xử lý theo quy định hoặc báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
b) Vào sổ văn bản đến trên hệ thống VBĐH: Tất cả văn bản đến được cập nhật những thông tin cần thiết của văn bản điện tử theo quy định tại Khoản 2 Điều 8 Quy chế này.
c) Sau khi tiếp nhận, Hệ thống VBĐH của cơ quan nhận xử lý sẽ phản hồi trạng thái văn bản điện tử cho Hệ thống VBĐH cơ quan gửi biết
Trường hợp nhận được thông báo thu hồi văn bản điện tử, cơ quan nhận có trách nhiệm hủy bỏ văn bản điện tử được thu hồi đó trên Hệ thống VBĐH, đồng thời thông báo việc đã xử lý văn bản điện tử được thu hồi thông qua hệ Hệ thống VBĐH để cơ quan gửi biết.
2. Tiếp nhận văn bản đến từ bản giấy
Trường hợp các cơ quan, đơn vị gửi văn bản giấy trong điều kiện không đáp ứng hạ tầng kỹ thuật công nghệ để gửi, nhận văn bản dưới hình thức điện tử, văn thư cơ quan, đơn vị thực hiện số hóa văn bản đến định dạng giấy, ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định tại khoản 2, Điều 6 Thông tư 01/2019/TT-BNV ngày 21 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ và cập nhật đầy đủ các trường thông tin theo quy định. Số đến, thời gian đến được lưu trong Hệ thống VBĐH.
3. Xử lý văn bản đến trên Hệ thống VBĐH
a) Sau khi vào sổ văn bản đến, văn thư cơ quan chuyển kịp thời cho người đứng đầu cơ quan hoặc được người đứng đầu cơ quan giao trách nhiệm xem xét và cho ý kiến phân công chỉ đạo giải quyết và chuyển giao cho phòng/ban/đơn vị trực thuộc giải quyết trên Hệ thống VBĐH đảm bảo các trường thông tin quy định.
b) Đối với văn bản liên quan đến nhiều đơn vị thì cần giao rõ đơn vị chủ trì, đơn vị phối hợp, thời hạn giải quyết văn bản và ý kiến chỉ đạo nội dung giải quyết.
c) Việc tổ chức chuyển xử lý công việc bằng văn bản điện tử thực hiện theo các quy trình xử lý nội bộ do đơn vị xây dựng và ban hành đảm bảo theo quy định.