Điều 5. Quy trình tiếp công dân, tiếp nhận và xử lý đơn thư
1. Cán bộ tiếp công dân kiểm tra chứng minh nhân dân hoặc giấy tờ tùy thân khác, xem kỹ đơn và các tài liệu liên quan; kiểm tra, rà soát quá trình giải quyết, ghi vào sổ tiếp công dân: Họ và tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, số chứng minh nhân dân hoặc giấy tờ tùy thân khác, ngày tháng năm cấp, cơ quan cấp, địa chỉ liên lạc của công dân, tóm tắt nội dung vụ việc và nơi phát sinh vụ việc.
2. Trường hợp người tranh chấp, khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh đến trình bày trực tiếp thì cán bộ tiếp công dân có trách nhiệm hướng dẫn viết thành đơn hoặc ghi lại ý kiến trình bày bằng văn bản và yêu cầu ký hoặc điểm chỉ vào văn bản.
3. Trường hợp tiếp nhiều người khiếu nại nhiều nội dung: Nếu đơn khiếu nại có chữ ký của nhiều người thì cán bộ tiếp công dân hướng dẫn người khiếu nại viết thành đơn riêng để thực hiện việc khiếu nại.
4. Trường hợp nhiều người đến khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh cùng nội dung:
a) Nếu công dân đến địa điểm tiếp công dân mà không có đơn thì cán bộ tiếp công dân hướng dẫn công dân cử đại diện để trình bày nội dung; người tiếp ghi lại nội dung vụ việc bằng văn bản, sau đó yêu cầu người đại diện ký tên hoặc điểm chỉ. Trường hợp có từ 05 đến 10 người khiếu nại thì cử 01 hoặc 02 người đại diện; trường hợp có từ 10 người khiếu nại trở lên thì có thể cử thêm người đại diện, nhưng không quá 05 người.
Văn bản cử người đại diện khiếu nại phải có: Ngày, tháng, năm; họ, tên, địa chỉ của người đại diện khiếu nại, người khiếu nại; nội dung, phạm vi được đại diện; chữ ký hoặc điểm chỉ của những người khiếu nại; các nội dung khác có liên quan (nếu có). Người đại diện phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp của việc đại diện và văn bản cử đại diện.
b) Trường hợp nhiều người khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh bằng đơn thì trong đơn phải ghi rõ nội dung, có chữ ký của từng người và phải cử người đại diện để trình bày khi có yêu cầu của cán bộ tiếp công dân.
5. Trường hợp công dân đến gửi đơn tranh chấp, khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh không đúng thẩm quyền của Thủ trưởng cấp mình thì cán bộ tiếp công dân có quyền từ chối nhận đơn và hướng dẫn để người tranh chấp, khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh gửi đơn đúng cơ quan có thẩm quyền giải quyết. Nếu đơn không đủ điều kiện thụ lý thì không tiếp nhận và nêu rõ lý do. Khi tiếp công dân, nếu thấy vụ việc do cơ quan cấp dưới của Thủ trưởng cơ quan cấp mình có trách nhiệm giải quyết, nhưng quá thời hạn quy định mà chưa được giải quyết thì kiến nghị Thủ trưởng cơ quan cấp mình yêu cầu cấp dưới giải quyết; đồng thời, đề nghị Thủ trưởng của cơ quan cấp mình chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc việc giải quyết của cấp dưới và áp dụng biện pháp theo thẩm quyền để xử lý đối với người thiếu trách nhiệm hoặc cố ý trì hoãn việc giải quyết thuộc thẩm quyền.
6. Trường hợp nhận được đơn đúng thẩm quyền giải quyết của Thủ trưởng cấp mình thì cán bộ tiếp công dân kiểm tra nội dung đơn theo quy định tại Khoản 2, Điều 4 của Quy định này và các tài liệu liên quan kèm theo, sau đó tiến hành xử lý như sau:
a) Nếu người tranh chấp, khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh cung cấp đầy đủ các tài liệu nêu trên thì cán bộ tiếp công dân viết biên nhận tiếp nhận đơn; trình lãnh đạo để giao bộ phận tham mưu xử lý.
b) Nếu người tranh chấp, khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh chưa cung cấp đầy đủ các tài liệu nêu trên thì cán bộ tiếp công dân yêu cầu người gửi đơn bổ sung đầy đủ, sau đó mới tiếp nhận đơn và tài liệu kèm theo. Việc yêu cầu công dân bổ sung tài liệu chỉ thực hiện một lần.
7. Đối với những công dân đến địa điểm tiếp công dân của các cấp, các ngành để biết tiến độ giải quyết vụ việc, cán bộ tiếp công dân kiểm tra tiến độ và trả lời công dân tại buổi tiếp công dân.
8. Đối với đơn do bưu điện chuyển đến thì các cơ quan nhận được đơn thực hiện như sau:
a) Tiếp nhận, phân loại và xử lý theo quy định;
b) Hướng dẫn bằng phiếu hướng dẫn đối với đơn khiếu nại, kiến nghị, phản ánh không đúng thẩm quyền;
c) Đơn tố cáo không thuộc thẩm quyền giải quyết thì cán bộ xử lý đơn đề xuất với Thủ trưởng cơ quan chuyển đơn và các chứng cứ, tài liệu kèm theo (nếu có) đến cơ quan, đơn vị, người có thẩm quyền để được giải quyết theo quy định của pháp luật. Đồng thời thông báo cho người tố cáo biết việc chuyển đơn tố cáo đến cơ quan, đơn vị, người có thẩm quyền giải quyết.
d) Đối với đơn do các cơ quan khác chuyển đến như cơ quan phát thanh, truyền hình, báo chí, Đại biểu Quốc hội, Đại biểu HĐND chuyển đến nếu không đúng thẩm quyền thì chuyển trả lại đơn cho các cơ quan, tổ chức đã chuyển đơn và nêu rõ lý do.