Điều 21. Trách nhiệm của cơ quan tham mưu
1. Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh căn cứ nội dung, tính chất vụ việc khiếu nại để giao Chánh Thanh tra tỉnh, Thủ trưởng cơ quan chuyên môn khác thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh hoặc giao Chánh Thanh tra chủ trì, phối hợp với Thủ trưởng cơ quan chuyên môn tiến hành xác minh, kết luận và kiến nghị việc giải quyết.
2. Trình tự, thủ tục thụ lý:
a) Trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày nhận được văn bản giao thụ lý của Chủ tịch UBND tỉnh, Thủ trưởng cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh phải phân công cán bộ thụ lý và thông báo cho người khiếu nại biết về việc thụ lý theo quy định. Nếu trường hợp không đủ điều kiện để thụ lý giải quyết thì trong thời hạn 10 ngày phải báo cáo cho Chủ tịch UBND tỉnh để trả lời cho người khiếu nại.
b) Trong quá trình thụ lý vụ việc, nếu người khiếu nại tự nguyện rút đơn thì thực hiện theo Khoản 5 Điều 17 của Quy định này.
3. Xác minh, lập báo cáo đề xuất giải quyết khiếu nại:
a) Cán bộ thụ lý nghiên cứu nội dung đơn, quyết định hành chính, hành vi hành chính, quyết định giải quyết khiếu nại bị khiếu nại, các chứng cứ do người khiếu nại, người bị khiếu nại và người có liên quan cung cấp, lập kế hoạch tiến hành xác minh và lập báo cáo đề xuất giải quyết.
Hồ sơ khiếu nại gồm những tài liệu sau:
- Đơn khiếu nại hoặc văn bản ghi lời khiếu nại;
- Quyết định hành chính hoặc bằng chứng về hành vi hành chính bị khiếu nại, quyết định giải quyết khiếu nại lần đầu (nếu có);
- Các tài liệu do người khiếu nại cung cấp có liên quan đến nội dung khiếu nại. Nếu người khiếu nại cung cấp biên lai đóng thuế đất thì phải kèm theo xác nhận của cơ quan thuế về vị trí và diện tích đất; nếu Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn có xác nhận người khiếu nại có đăng ký đất theo quy định thì phải kèm theo bản chụp tài liệu đã đăng ký;
- Biên bản làm việc với người khiếu nại, người bị khiếu nại, người có liên quan (có xác nhận của Thủ trưởng cơ quan và đóng dấu giáp lai);
- Biên bản xác minh hiện trạng có xác nhận của Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn nơi đến xác minh; bản vẽ hiện trạng do cơ quan thiết kế có tư cách pháp nhân thực hiện (đối với hồ sơ khiếu nại liên quan đến nhà, đất);
- Các tài liệu khác có giá trị chứng minh;
- Biên bản cuộc họp để giải quyết khiếu nại, khi cần thiết thì tổ chức đối thoại các bên có liên quan (có các thành viên tham dự ký tên và đóng dấu của cơ quan người chủ trì);
- Báo cáo đề xuất gồm các nội dung chính sau: Chi tiết nội dung vụ việc khiếu nại trên cơ sở hồ sơ tài liệu đã xác minh thu thập được trong quá trình thụ lý giải quyết hồ sơ (thể hiện đầy đủ các vấn đề người khiếu nại ghi trong đơn, trình bày thêm trong quá trình tiếp xúc với cơ quan thụ lý hồ sơ và kết quả xác minh vụ việc); cách giải quyết của các cơ quan hữu quan; ý kiến đề xuất của cơ quan tham mưu (có viện dẫn các điều luật để áp dụng giải quyết).
b) Thủ trưởng Sở, ngành tham mưu theo Khoản 2, Điều này xem xét, ký văn bản, chuyển giao Văn phòng phát hành báo cáo gửi UBND tỉnh theo quy định.
- Thời hạn luân chuyển hồ sơ đối với việc giải quyết khiếu nại lần đầu không quá 25 ngày, kể từ ngày thụ lý. Đối với vụ phức tạp, thời hạn có thể kéo dài hơn nhưng không quá 35 ngày, kể từ ngày thụ lý;
- Thời hạn luân chuyển hồ sơ đối với việc giải quyết khiếu nại lần hai không quá 35 ngày, kể từ ngày thụ lý. Đối với vụ phức tạp, thời hạn có thể kéo dài hơn nhưng không quá 50 ngày, kể từ ngày thụ lý;
- Trường hợp cần phải tiến hành đo, vẽ, trưng cầu giám định bổ sung thì thời gian thực hiện các công việc này không được quá 20 ngày.
c) Hồ sơ khiếu nại phải liệt kê danh mục hồ sơ theo quy định. Cơ quan tham mưu phải gửi 01 bộ hồ sơ (bao gồm báo cáo đề xuất, biên bản làm việc, biên bản đối thoại, dự thảo văn bản giải quyết và các tài liệu liên quan) cho Phòng Tiếp công dân thuộc Văn Phòng UBND tỉnh để theo dõi, tổng hợp báo cáo, trình Chủ tịch UBND tỉnh xem xét giải quyết theo quy định.
d) Việc tiếp nhận, rà soát, trình ký ban hành quyết định giải quyết khiếu nại được thực hiện theo quy định tại Điều 20 Quy định này.
4. Trường hợp khiếu nại liên quan về đất trong quá trình thực hiện các chính sách quản lý nhà đất và chính sách cải tạo xã hội chủ nghĩa trước ngày 01 tháng 7 năm 1991 thì áp dụng theo quy định tại Khoản 4, Điều 19, Quy định này.