Điều 15. Lập hồ sơ
1. Mở hồ sơ
a) Mở hồ sơ là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu về hồ sơ, như: Ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ. Bìa hồ sơ được thực hiện thống nhất từ Trung ương đến địa phương theo hướng dẫn của Cục văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
b) Cán bộ, công chức khi giải quyết công việc được giao có trách nhiệm mở hồ sơ và dựa vào Danh mục hồ sơ cơ quan ban hành để mở hồ sơ, bổ sung và hoàn thiện hồ sơ.
2. Cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ
a) Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, cán bộ, công chức có trách nhiệm cập nhật tất cả văn bản, tài liệu phát sinh vào hồ sơ tương ứng, kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm.
b) Thu thập kịp thời những văn bản, tài liệu như: Bài phát biểu của lãnh đạo, tham luận của các đại biểu tại hội nghị, hội thảo… tránh bị thất lạc.
3. Hoàn thiện hồ sơ
a) Khi công việc giải quyết xong, hồ sơ được kết thúc, người lập hồ sơ có trách nhiệm:
- Kiểm tra mức độ đầy đủ của văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, nếu thiết thu thập bổ sung cho đầy đủ;
- Xem xét loại ra khỏi hồ sơ: Bản trùng, bản nháp, bản thảo nếu đã có bản chính (trừ bản thảo về vấn đề quan trọng có ghi ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan hoặc ý kiến góp ý của các cơ quan hữu quan); bản chụp photocoppy văn bản, tài liệu tham khảo xét thấy không cần phải lưu giữ.
- Sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ theo trình tự giải quyết công việc một cách hợp lý, khoa học.
- Thời hạn bảo quản của hồ sơ, tài liệu do Chủ tịch UBND cấp xã quyết định ban hành trên cơ sở quy định tại Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ nội vụ.
b) Nếu hết năm mà công việc chưa giải quyết xong, thì chưa thực hiện việc kết thúc hồ sơ, được chuyển sang năm sau theo dõi giải quyết và đưa vào Danh mục hồ sơ năm sau.
4. Yêu cầu đối với việc lập hồ sơ
a) Hồ sơ phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, đúng công việc cá nhân chủ trì giải quyết.
b) Văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ phải đầy đủ, hoàn chỉnh, có giá trị pháp lý, có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của vấn đề, sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc.
5. Trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ
a) Chủ tịch UBND cấp xã có trách nhiệm quản lý, chỉ đạo công tác lập hồ sơ theo các quy định hiện hành của Nhà nước.
b) Công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã có trách nhiệm tham mưu giúp Chủ tịch UBND cấp xã trong việc quản lý, chỉ đạo công tác lập hồ sơ; theo dõi, hướng dẫn công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ UBND cấp xã theo các quy định hiện hành của Nhà nước.
c) Các cán bộ, công chức HĐND và UBND cấp xã trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc phải lập hồ sơ công việc.
6. Thời hạn giao nộp
a) Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc, trừ trường hợp quy định tại điểm b và c khoản này;
b) Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản;
c) Tài liệu phim, ảnh, tài liệu ghi âm, ghi hình, đĩa từ sau 03 tháng kể từ khi công việc kết thúc.
7. Thành phần hồ sơ, tài liệu và thủ tục giao nộp
a) Thành phần hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Lưu trữ cơ quan gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản được xác định từ 05 năm trở lên, trừ những loại hồ sơ, tài liệu không giao nộp sau:
- Các hồ sơ nguyên tắc được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết công việc thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân, được cá nhân giữ và lập hồ sơ theo quy định pháp luật hiện hành;
- Hồ sơ về những vụ việc, vấn đề chưa giải quyết xong;
- Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc chưa kết thúc;
- Các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo.
b) Thủ tục giao nộp
Khi giao nộp tài liệu phải lập hai bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và “Biên bản giao nhận tài liệu”. Đơn vị (hoặc cá nhân) giao nộp tài liệu và Lưu trữ cấp xã giữ mỗi loại một bản.
8. Trách nhiệm của các bộ phận, cán bộ, công chức
Các bộ phận, cán bộ, công chức phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cấp xã theo thời hạn quy định tại khoản 6 Điều này. Trường hợp các bộ phận, cán bộ, công chức cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu phải lập danh mục gửi Lưu trữ cấp xã nhưng thời hạn giữ lại không được quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp
Cán bộ lãnh đạo HĐND, UBND cấp xã, công chức trước khi chuyển công tác, thôi việc, nghỉ hưu phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho bộ phận hay người kế nhiệm. Không được tự ý chiếm đoạt hồ sơ, tài liệu cho mục đích cá nhân mang về nhà hoặc sang cơ quan, đơn vị khác. Việc bàn giao hồ sơ, tài liệu cho lưu trữ cấp xã phải được lập thành văn bản.