Điều 15. Quản lý công văn, giấy tờ:
Thực hiện đúng qui định về công tác công văn, giấy tờ được ban hành kèm theo quyết định 1890/QĐ - UB ngày 8/5/1993 của UBND Thành phố.
1. Phòng Hành chính - Tổ chức có trách nhiệm quản lý thống nhất các loại công văn, tài liệu, giấy tờ, chuyển công văn đến, công văn đi đúng địa chỉ, đúng người có trách nhiệm xử lý, giải quyết công việc.
2. Những công văn đề ngoài bì: "chỉ người có tên mới được bóc", Phòng Hành chính - Tổ chức có nhiệm vụ vào sổ, chuyển nguyên bì cho người có tên ghi trên bì công văn;
3. Những công văn do cán bộ, lãnh đạo chuyên viên nhận trực tiếp từ các Bộ, Ngành Trung ương, các Sở, Ban, Ngành, UBND các quận, huyện đều phải đăng ký tại Văn thư để làm thủ tục theo qui định.
Tất cả những công văn giấy tờ, chưa đăng ký qua văn thư mà đã có ý kiến của các đồng chí Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND Thành phố, Chánh, Phó Văn phòng đều được chuyển lại qua Văn thứ để đăng ký vào sổ và xử lý theo qui định.
4. Phòng Hành chính - Tổ chức có trách nhiệm trả lại những công văn không đúng thể thức, Nếu giữ lại coi như làm tài liệu tham khảo.
5. Chuyên viên chịu trách nhiệm xử lý văn bản lập phiếu yêu cầu sao, ghi rõ nơi nhận, số lượng bản, độ mật, độ khẩn của văn bản đó, thông qua Chánh, phó Văn phòng, chuyển Phòng Hành chính - Tổ chức sao gửi.
6. Các công điện, điện mật của HĐND, UBND đều do Phòng Hành chính - Tổ chức làm thủ tục và gửi đi theo đúng quy định về quản lý tài liệu nói chung, tài liệu mật nói riêng.
7. Phòng Hành chính - Tổ chức chỉ được gửi đến cơ quan, người nhận văn bản được ghi tại văn bản đó, không được gửi cho cơ quan, những người không có tên được ghi trong mục "nơi nhận".
8. Tuyệt đối cấm chuyển ra ngoài những văn bản có bút tích xử lý công việc của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch, ý kiến tham mưu đề xuất của lãnh đạo và chuyên viên Văn phòng ghi bên lề công văn hoặc trên phiếu xử lý công văn. Những ý kiến đó phải được thể chế hóa bằng văn bản khi chuyển đến các Cơ quan, cá nhân liên quan.
9. Lưu trữ công văn:
a. Phòng Hành chính - Tổ chức lưu bản chính và các bản thảo, các phiếu xử lý Chuyên viên hoặc các Sở, Ban, Ngành phụ trách công việc lưu 1 bản chính hoặc bản sao.
b. Tất cả các văn bản của Đảng, Nhà nước, Chính phủ gửi đến UBND Thành phố, văn thư lưu trữ bản chính. Nếu cần, Chủ tịch, Phó Chủ tịch, chuyên viên và các đơn vị có liên quan trong Văn phòng lưu bản sao.
c. Công chức, viên chức đều phải thực hiện nhiệm vụ lập hồ sơ công việc theo từng lĩnh vực được phân công. Hết năm, nộp Phòng Lưu trữ quản lý theo quy định. Nếu cần giữ lại công văn tài liệu đang giải quyết, phải ký nhận với Lưu trữ theo từng danh mục tài liệu.
d. Mọi công chức, viên chức đều phải thực hiện nghiêm các qui định về bảo mật, phòng gian, chế độ bảo mật tài liệu. Tuyệt đối không được cung cấp thông tin, tài liệu cho cá nhân, đơn vị ngoài cơ quan khi chưa được phép của lãnh đạo.
e. Khi công chức chuyển công tác khác hoặc nghỉ việc theo chế độ phải bàn giao đầy đủ công văn tài liệu cho người mới đến thay mình phụ trách công việc hoặc nộp lại cho Lưu trữ.
10. Đánh máy, in tài liệu:
Cán bộ, nhân viên đánh máy in tài liệu cần thực hiện nghiêm các qui định sau:
a. Công văn, tài liệu trước khi đánh máy phải có ký duyệt của Chánh, Phó văn phòng phụ trách lĩnh vực công tác và người ký văn bản đó. Trưởng, Phó phòng Hành chính - tổ chức có trách nhiệm xem xét lại về thể thức văn bản trước khi đánh máy.
b. Tài liệu đưa in, đánh máy, được viết rõ ràng, dễ đọc, không tẩy xóa, không viết tắt những chữ không thông dụng để tránh nhầm lẫn, sai sót.
c. Kiểm tra lại tài liệu đã đánh máy trước khi chuyển cho người thảo văn bản soát xét lần cuối trước khi trình ký.
d. Vào sổ theo dõi và yêu cầu người nhận ký, trước khi trả tài liệu đã đánh máy hoặc in.
g. Người không có trách nhiệm quản lý, sử dụng máy vi tính, máy in, máy FAX, máy Photocopy thì không được sử dụng.
h. Trả tài liệu đánh máy thông thường trước 3 ngày. Những văn bản khẩn thì phải đáp ứng thời gian theo yêu cầu.
11. Hành chính - văn thư:
a. Trước khi phát hành văn bản, văn thư phải kiểm tra lại thể thức như: trích yếu, số, ngày, tháng, chức danh, thẩm quyền ký, nơi nhận văn bản. Nếu đủ điều kiện thì làm thủ tục phát hành ngay, không để chậm qúa 2 ngày.
d. Dấu do văn thứ quản lý, sử dụng. Người quản lý dấu có trách nhiệm quản lý chặt chẽ, tuyệt đối không được để mất con dấu, không được trao dấu cho bất kỳ ai. Chỉ trao dấu cho người khác khi được sự đồng ý của lãnh đạo và phải làm biên bản bàn giao. Nghiêm cấm việc đóng dấu khống chỉ trên bất kỳ loại công văn, tài liệu, giấy tờ.
c. Giấy giới thiệu của UBND, của Văn phòng do văn thư quản lý, chỉ được cấp giấy giới thiệu khi có lệnh của UBND Thành phố hoặc Chánh, Phó Văn phòng.