Điều 11. Chuẩn bị các cuộc họp UBND Thành phố và các cuộc họp do Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND Thành phố chủ trì:
1. Phòng Tổng hợp - kiểm tra chủ động phối hợp với các chuyên viên chuyên ngành liên quan chuẩn bị chương trình, tài liệu, giấy mời họp gửi các thành viên UBND Thành phố và các cơ quan được mời họp cùng các tài liệu, đề án, văn bản dự thảo cần thông qua tại phiên họp ít nhất là 04 ngày trước khi họp (trừ trường hợp đột xuất); Phối hợp với Phòng Quản trị - Tài vụ và các phòng có liên quan để đảm bảo phục vụ các cuộc họp đạt kết qủa; Lên danh sách số người dự họp, ghi biên bản cuộc họp, soạn thảo thông báo kết luận tại phiên họp.
2. Các cuộc họp chuyên đề do đồng chí Chủ tịch hoặc từng đồng chí Phó chủ tịch chủ trì chuyên viên theo dõi lĩnh vực công việc có trách nhiệm phối hợp với các ngành (chủ đề án) chuẩn bị tài liệu, viết giấy mời đăng ký theo dõi các thành phần dự họp và có trách nhiệm dự thảo các văn bản (nếu được giao) hoặc thẩm định lại các văn bản do các sở, ngành (chủ đề án) dự thảo theo nội dung kết luận của chủ tọa cuộc họp.
3. Phòng Tổng hợp - Kiểm tra, chuyên viên theo dõi lĩnh vực dự các cuộc họp của UBND Thành phố để tiếp thu ý kiến kết luận của Chủ tọa phiên họp và những yêu cầu về thực hiện đề án để phối hợp, đôn đốc các Sở, ngành (chủ đề án) tổ chức triển khai thực hiện.