Điều 9. Giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức, đơn vị.
1. Hồ sơ, tài liệu về những công việc đã giải quyết xong được giữ lại tại cá nhân, đơn vị trực thuộc trong thời gian nhiều nhất là 01 năm để tiếp tục theo dõi công việc và hoàn chỉnh hồ sơ. Những hồ sơ, tài liệu có giá trị phải được sắp xếp đúng quy định, thống kê và giao nộp vào lưu trữ.
2. Trường hợp các đơn vị, cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu thì phải lập thành danh mục gửi cho cơ quan lưu trữ nhưng thời hạn giữ lại không được quá 01 năm.
3. Mọi cán bộ, công chức, viên chức các cơ quan, tổ chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác đều phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm.
4. Bộ phận văn thư "đi, đến" khi kết thúc công việc cuối năm phải làm biên bản giao nộp tất cả các tập lưu văn thư "đi", các quyển sổ đãng ký công văn "đi", "đến" (hoặc mục lục tài liệu "đi", "đến" đã vào máy vi tính) vào lưu trữ hiện hành của cơ quan để tiếp tục quản lý.
5. Đối với hồ sơ tài liệu về các công trình xây dựng cơ bản thuộc ngân sách Nhà nước thì các chủ dự án phải chịu trách nhiệm tập hợp tất cả các tài liệu liên quan đến dự án (kể từ khâu đầu tư cho đến quyết toán công trình).
Bộ hồ sơ công trình xây dựng cơ bản nộp vào lưu trữ phải là bản chính và phải được sắp xếp theo thứ tự bản danh mục tổng hợp.