Điều 4. Về công tác lập hồ sợ:
1. Tất cả công chức, viên chức làm việc có liên quan đến công văn, giấy tờ trong cơ quan, tổ chức, đơn vị đều phải lập hồ sợ công việc về phần mình phụ trách; Việc lập hồ sơ trong mỗi cơ quan, tổ chức phải tuân theo đúng quy định của Nhà nước và tiến hành theo hướng dẫn của cán bộ lưu trữ.
2. Hồ sơ công việc của công chức, viên chức khi lập phải đảm bảo mối liên hệ giữa các văn bản với nhau về một vấn đề, một sự việc, sắp xếp các văn bản trong hồ sơ theo trật tự thời gian một cách khách quan và biên mục bên trong, bên ngoài đầy đủ.
3. Hồ sơ tên gọi bao gồm các tập lưu "Văn bản đi" ở mỗi cơ quan đơn vị được phân loại thành từng tập hồ sơ có cùng 1 loại tên gọi giống nhau như: tập Quyết định, Chỉ thị, Công văn, Thông báo v.v... Tùy theo khối lượng tài liệu nhiều hay ít mà kết thúc hồ sơ theo tháng, quý, 6 tháng hoặc 1 năm. Văn thư cơ quan phải đảm bảo lưu đầy đủ (bản chính, phụ lục, các bản vẽ kèm theo nếu có), sắp xếp thèo tên gọi tài liệu và số thứ tự đăng ký văn bản và chịu trách nhiệm lập các hồ sơ tên gọi đó.
4. Hồ sơ nguyên tắc :
a) Hồ sơ nguyên tắc là: Tập bản sao đúng quy định gồm những văn bản quy phạm pháp luật như: Luật, Pháp lệnh, Lệnh, Nghị định, Thông tư, Chỉ thị, Quyết định; hướng dẫn các chế độ, chính sách, các quy chế quy định của Nhà nước. Mỗi công chức, viên chức tùy theo yêu cầu công việc tập hợp những văn bản quy phạm pháp luật về từng mặt nghiệp vụ nhất định để lập thành hồ sơ nguyên tắc, làm căn cứ giải quyết công việc.
b) Hồ sơ nguyên tắc thuộc tư liệu của cơ quan, không được chiếm dụng làm của riêng. Khi nghỉ hưu, hoặc thuyên chuyển công tác phải bàn giao cho người thay thế mình để tiếp tục quản lý công việc đó, không nhất thiết phải nộp vào lưu trữ.