Điều 9. Đánh máy, nhân bản văn bản
1- Kỹ thuật trình bày, thể thức, ký hiệu, kiểu chữ, cỡ chữ trong văn bản được thực hiện thống nhất theo quy định của Chính phủ ( tại Phụ lục kèm theo).
Bản thảo đưa đánh máy phải sạch sẽ, rõ ràng và phải có chữ ký duyệt của người có thẩm quyền. Bản thảo phải được đánh máy chính xác, đúng nguyên văn, đúng số lượng và thời gian quy định. Thủ trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản có trách nhiệm soát lại bản đánh máy trước khi trình lãnh đạo Bộ ký ban hành. Trưởng phòng được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm soát lại đánh máy trước khi trình thủ trưởng đơn vị ký.
2- Công văn Công hàm chính thức gửi đi các Đại sứ quán nước ngoài, các tổ chức quốc tế hoặc tổ chức, cá nhân nước ngoài phải được viết bằng tiếng Việt và nên có bản dịch không chính thức bằng thứ tiếng nước ngoài tương ứng mà nơi nhận văn bản thường dùng để giao dịch với cơ quan của Việt Nam.
Điện, thư giao dịch để sử lý công việc, tài liệu, công văn mang tính trao đổi thông tin không chính thức có thể viết bằng tiếng nước ngoài tương ứng hoặc một thứ tiếng thông dụng khác.
Các tài liệu dự án với nước ngoài phải soạn thảo bằng tiếng việt và tiếng nước ngoài tương ứng