Điều 13. Xử lý văn bản đi
1- Văn thư có nhiệm vụ rà soát văn bản đi, ghi số, ghi ngày, tháng, năm, đăng ký vào sổ, đóng dấu ( kể cả dấu độ mật, khẩu nếu có). Văn bản có đóng dấu’’ Khẩn’’, ‘‘Thượng khẩn’’, ‘‘Hoả tốc’’ phải được chuyển ngay sau khi đăng ký và phải đảm bảo thời hạn đến nơi nhận ghi trên phong bì.
2- Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất 02 bản chính và các phụ lục kèm theo (nếu có) 01 bản lưu ở văn thư, 01 bản lưu trong sồ sơ công việc ở đơn vị soạn thảo văn bản.
3- Người ký văn bản căn cứ yều cầu giải quyết công việc, quyết định gửi văn bản đến những nơi có thẩm quyền giám sát, giải quyết, có trách nhiệm thi hành hoặc để biết.
4- Việc gửi văn bản từ cấp trên xuống cấp dưới và ngược lại phải tuân theo nguyên tắc gửi trực tiếp, không gửi vượt cấp. Trường hợp đặc biệt cần gửi vượt cấp thì phải gửi một bản cho cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp biết.