Điều 16. Quản lý và sử dụng con dấu
1-Chánh Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng việc quản lý con dấu của Bộ và con dấu của Văn phòng Bộ. Thủ trưởng đơn vị thuộc Bộ chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng việc quản lý con dấu của đơn vị.
Văn thư được giao sử dụng và quản lý con dấu chịu trách nhiệm trước thủ trưởng việc quản lý con dấu của đơn vị mình. Con dấu phải được bảo quản tại phòng làm việc của nhân viên văn thư. Không đưa dấu ra khỏi phòng làm việc. Con dấu phải được bảo quản an toàn trong giờ cũng như ngoài giờ làm việc. Khi đóng dấu xong con dấu phải được cất ngay vào tủ; khi ra ngoài phòng làm việc, văn thư phải khoá tủ dấu lại.
2- Người được giao quản lý con dấu phải được đóng dấu khi văn bản đúng thể thức và chữ ký đúng thẩm quyền của người ký văn bản.
Đóng dấu phải đúng chiều, rõ ràng và trùm 1/3 chữ ký ở phía trái. trường hợp đóng dấu nhầm, không được đóng trùm lên dấu cũ mà phải đóng ở bên cạnh dấu cũ . Đối với các bản phụ lục kèm theo, đóng dấu vào góc trên bên trái phụ lục, dấu đè lên hàng chữ đầu trang 1/3 đường kính con dấu (dấu treo). Nếu phụ lục có từ 2 trang đổ lên thì ngoài việc đóng dấu treo, phải đóng dấu giáp lai.
Khi đóng dấu văn bản, tài liệu không lưu ở văn thư (các hợp đồng biên bản nghiệm thu, giấy chứng nhận...), văn thư phải lập sổ theo dõi riêng.
Nghiêm cấm việc đóng dấu không chỉ.
3- Khi nét dấu bị mòn hoặc biến dạng, người quản lý và sử dụng dấu phải báo cáo Vụ Pháp chế làm thủ tục đổi con dấu.Trường hợp con dấu bị mất thủ trưởng đơn vị phải báo cơ quan địa phương, lập biên bản và báo cáo Lãnh đạo Bộ
4- Khi đơn vị có quyết định sát nhập, hoặc chia thành nhiều đơn vị mới, hoặc giải thể, thì đơn vị cũ phải nộp con dấu cho Vụ Pháp chế sau 10 ngày kể từ ngày quyết định dó có hiệu lực.
Vụ Pháp chế có trách nhiệm thu hồi con dấu cũ và phối hợp với đơn vị mới làm thủ tục xin khắc con dấu mới