Điều 14. Xử lý văn bản đến
1-Văn thư có nhiệm vụ bóc bì văn bản (trừ bì có dấu mật (A), Tối mật (B), Tuyệt mật (C) vào sổ theo dõi riêng theo số ghi trên bì gửi đích danh cá nhân, tổ chức Thanh tra, Đảng uỷ, Công đoàn, Đoàn Thanh niên), phân loại, đóng dấu đến, vào sổ theo dõi chuyển Chánh Văn phòng Bộ hoặc thủ trưởng đơn vị cho ý kiến, sau đó chuyển đến địa chỉ theo sự chỉ đạo của Chánh Văn phòng Bộ, hoặc thủ trưởng đơn vị ngay trong ngày nhận được văn bản.
Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo giải quyết theo quy định của Luật khiếu nại, tố cáo.
2- Khi phát hiện ‘’văn bản đến’’ sai thể thức (không số, không thời gian ban hành, không dấu hoặc có dấu nhưng không có chữ ký, hoặc người ký vượt thẩm quyền...) thì nơi nhận làm thủ tục gửi trả lại và yêu cầu nơi gửi hoàn chỉnh thể thức văn bản.
3- Văn bản có dấu ‘’Công văn đến’’ đã được Lãnh đạo Bộ hoặc thủ trưởng đơn vị cho ý kiến chuyển tiếp thì chuyên viên giúp việc Lãnh đạo Bộ hoặc thủ trưởng đơn vị chuyển lại cho văn thư vào sổ theo dõi trước khi chuyển nơi nhận tiếp theo.
4- Những văn bản đến không chịu trách nhiệm văn thư bóc bì, trước khi chuyển đến nơi nhận phải vào sổ người nhận phải ký nhận vào sổ theo dõi.
Văn bản gửi các nước, các tổ chức quốc tế hoặc tổ chức cá nhân nước ngoài (kể cả tài liệu FAX) phải được đồng ý của Lãnh đạo Bộ, Chánh Văn phòng hoặc thủ trưởng đơn vị trực thuộc Bộ. Tất cả các bản FAX phải lưu bản gốc tại nơi quản lý máy FAX. Trường hợp gửi thư đện tử thì phải in ra để Lãnh đạo Bộ , Chánh Văn phòng Bộ hoặc thủ trưởng đơn vị duyệt trước khi gửi đi. Người quản lý máy FAX phải lập hồ sơ theo dõi FAX ‘’đi’, và “đến’’, cuối năm nộp bản lưu cùng sổ theo dõi cho Bộ phận Lưu trữ của Bộ hoặc lưu trữ của đơn vị.
Tài liệu của Lãnh đạo Bộ gửi qua FAX tại Phòng Hành chính và phải có chữ ký của Lãnh đạo Bộ hoặc Chánh Văn phòng Bộ.
Tài liệu của đơn vị thuộc khối cơ quan Bộ gửi qua FAX tại Phòng Hành chính, phải được sự đồng ý của Chánh Văn phòng, sau khi có chữ ký tắt của Lãnh đạo đơn vị.
Các đơn vị có máy FAX riêng, thủ trưởng đơn vị có quy định việc quản lý, sử dụng theo đúng Quy chế này