Điều 21. Thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu lưu trữ
1-Cán bộ, công chức phải giao nhận hồ sơ, tài liệu Lưu trữ đơn vị sau một năm kể từ khi công việc kết thúc. Trong trường hợp các đơn vị, cá nhân cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải thông báo bằng văn bản cho Lưu trữ biết, nhưng thời hạn giữ lại cũng không quá được một năm. Tài liệu nộp vào Lưu trữ phải được lập thành hồ sơ .
2- Cán bộ, công chức khi chuyển công tác, thôi việc hoặc nghỉ hưu đều phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho đơn vị công tác, không được giữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan làm của riêng hoặc mang sang cơ quan, đơn vị khác.
3- Hàng năm, Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào kho Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị. Cụ thể là:
- Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu:
- Phối hợp cùng các đơn vị, cá nhân xác định những loại hồ sơ, cần thu vào lưu trữ;
-Hướng dẫn, hỗ trợ các đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để giao nộp;
- Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận tài liệu;
- Tổ chức tiếp nhận và làm thủ tục giao nhận .
Việc giao nộp hồ sơ, tài liệu phải có biên bản kèm mục lục hồ sơ tài liệu nộp.
4- Những hồ sơ, tài liệu có giá trị vĩnh viễn của Bộ và của các đơn vị là nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử được giữ lại bảo quản vào Lưu trữ Bộ và Lưu trữ đơn vị trong thời hạn 10 năm kể từ khi công việc kết thúc. Sau thời hạn trên, những hồ sơ, tài liệu đó phải nộp vào Lưu trữ lịch sử.
Những hồ sơ, tài liệu của Bộ và của các đơn vị không thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử được bảo quản tại kho Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị cho tới khi hết giá trị, không cần lưu giữ thì làm thủ tục để tiêu huỷ.