Điều 33. Lưu giữ hồ sơ cán bộ, công chức phường, xã
1. Việc lưu giữ hồ sơ gốc của cán bộ, công chức phường, xã phải thực hiện đầy đủ các bước: Lập số hồ sơ, phân loại tài liệu, lập phiếu liệt kê tài liệu, lập phiếu kiểm soát hồ sơ và vào sổ đăng ký hồ sơ; lập thư mục hồ sơ để phục vụ công tác tra cứu.
2. Lưu giữ hồ sơ cán bộ, công chức phường, xã phải bảo đảm các yêu cầu sau:
a) Sắp xếp hồ sơ theo vần tên A, B, C hoặc theo đầu mối trực thuộc bảo đảm nguyên tắc dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ bảo quản và không bị nhàu nát hoặc thất lạc hồ sơ;
b) Tài liệu trong mỗi hồ sơ cán bộ, công chức phường, xã phải được xếp riêng thành từng nhóm theo thứ tự thời gian để dễ tra cứu, kèm theo phiếu liệt kê tài liệu, phiếu kiểm soát hồ sơ và để trong một bì hồ sơ;
c) Ngoài bì hồ sơ ghi các thông tin về cán bộ, công chức phường, xã để phục vụ cho công tác tìm kiếm, lưu giữ.