Điều 8. Nhiệm vụ của cán bộ được phân công xác minh
1. Nghiên cứu hồ sơ khiếu nại: nắm chắc khiếu nại bao nhiêu nội dung, nội dung nào là mấu chốt, các tài liệu người khiếu nại đã cung cấp; hồ sơ có liên quan đến quyết định hành chính, hành vi hành chính bị khiếu nại, các văn bản đã giải quyết (nếu vụ việc trước đây đã có quyết định giải quyết).
2. Xây dựng kế hoạch thẩm tra xác minh với yêu cầu, nội dung và phương pháp tiến hành xác minh.
- Yêu cầu: phải thu thập đầy đủ tài liệu, chứng cứ từ các nguồn đảm bảo chính xác, trung thực, khách quan và có giá trị pháp lý để chứng minh làm rõ những nội dung có liên quan đến việc khiếu nại và giải quyết khiếu nại.
- Nội dung thẩm tra xác minh: làm rõ tình tiết về nội dung có liên quan đến quyết định hành chính, hành vi hành chính bị khiếu nại; các căn cứ để ban hành quyết định hành chính; căn cứ giải quyết khiếu nại… để kết luận về nội dung khiếu nại; quyết định hành chính, hành vi hành chính bị khiếu nại; quyết định giải quyết khiếu nại trước đó là đúng, đúng một phần, hoặc sai hoàn toàn.
- Phương pháp tiến hành: cán bộ được phân công thẩm tra xác minh phải trực tiếp làm việc với người khiếu nại, người bị khiếu nại, người có liên quan hoặc người hiểu biết sự việc (phải được thẩm định lại, đảm bảo độ chính xác, khách quan thì mới sử dụng làm chứng cứ để kết luận); trưng cầu các cơ quan có chức năng thẩm định, đo vẽ hiện trạng nhà, đất (nếu khiếu nại có liên quan đến nhà, đất), giám định về tài chính, tài sản; phải kiểm tra đối chiếu làm rõ các nguồn tài liệu, thông tin liên quan nội dung khiếu nại xem có gì mâu thuẫn.
3. Việc thẩm tra xác minh, phải được tiến hành trong giờ hành chính, khi làm việc với người khiếu nại, người bị khiếu nại và người hiểu biết sự việc phải có từ 02 người trở lên.
4. Kết thúc việc xác minh, tổng hợp báo cáo kết quả xác minh, kết luận, kiến nghị việc giải quyết để thông qua Thủ trưởng đơn vị quản lý trực tiếp góp ý, sau đó hoàn chỉnh kết luận, trình người có thẩm quyền xem xét, giải quyết.
5. Báo cáo kết quả xác minh, thực hiện đúng theo Mẫu số 42, ban hành kèm theo Quyết định số 1131/2008/QĐ-TTCP ngày 18/6/2008 của Tổng Thanh tra Chính phủ.