Điều 25. Thủ tục gửi văn bản, trình giải quyết công việc
1. Tất cả các công văn, tờ trình Ủy ban nhân dân thành phố, Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố phải được vào số văn bản đến tại Văn thư của Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố. Trường hợp cán bộ, công chức Văn phòng Ủy ban nhân dân nhận trực tiếp, phải chuyển lại cho Phòng Hành chính - Tổ chức để làm thủ tục vào sổ văn thư. Việc phát hành, chuyển công văn, tờ trình phải có ý kiến của lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố trước khi chuyển đến địa chỉ xử lý theo thẩm quyền.
Những ý kiến chỉ đạo tại cuộc họp lãnh đạo Ủy ban nhân dân thành phố có kết luận của Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố hoặc Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố (được ủy quyền), hoặc hội ý của lãnh đạo Ủy ban nhân dân thành phố, được thể hiện bằng thông báo ý kiến chỉ đạo của Ủy ban nhân dân thành phố và đóng dấu Ủy ban nhân dân thành phố. Những văn bản thông báo nội dung chỉ đạo, giao việc đối với các cơ quan, đơn vị, phải ghi rõ theo ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố (không ghi là Ủy ban nhân dân thành phố có ý kiến) và đóng dấu Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố.
Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố tổ chức lập danh mục công văn, tờ trình theo vấn đề, nội dung các cơ quan, đơn vị trình để theo dõi, kiểm tra, đôn đốc quá trình xử lý và công khai quá trình xử lý.
2. Các tờ trình, công văn của các cơ quan chuyên môn, Ủy ban nhân dân quận, huyện, các tổ chức, đoàn thể ở địa phương trình Ủy ban nhân dân thành phố, Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố phải do cấp trưởng ký và đóng dấu. Trường hợp ủy quyền cho cấp Phó ký văn bản, Thủ trưởng cơ quan vẫn phải chịu trách nhiệm về nội dung trình.
3. Trường hợp nội dung trình có liên quan đến nhiệm vụ của các cơ quan khác, trong hồ sơ trình phải có ý kiến bằng văn bản của các cơ quan liên quan. Nếu đã có công văn xin ý kiến nhưng cơ quan liên quan chưa trả lời, trong hồ sơ trình phải báo cáo rõ danh sách các cơ quan chưa có ý kiến.
4. Các công văn, tờ trình trình giải quyết công việc phải là bản chính (hoặc gửi qua Fax trong trường hợp khẩn cấp) và chỉ gửi một bản đến một địa chỉ có thẩm quyền giải quyết. Nếu cần gửi đến các cơ quan có liên quan để báo cáo hoặc phối hợp thì chỉ ghi tên cơ quan đó ở phần nơi nhận văn bản. Ủy ban nhân dân thành phố không xử lý các văn bản gửi đến nhiều hơn một địa chỉ.
5. Các cơ quan, tổ chức khác không thuộc phạm vi quản lý hành chính của Ủy ban nhân dân thành phố, thủ tục gửi văn bản đến Ủy ban nhân dân thành phố thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành về công tác văn thư và các quy định pháp luật khác có liên quan. Thủ tục gửi công văn của cơ quan, tổ chức nước ngoài đến Ủy ban nhân dân thành phố có thể thực hiện theo thông lệ quốc tế.