Điều 16. Công tác chuẩn bị phiên họp Ủy ban nhân dân thành phố
1. Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố quyết định cụ thể ngày họp, khách mời và chương trình, nội dung phiên họp.
2. Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố có nhiệm vụ:
a) Kiểm tra tổng hợp các hồ sơ đề án trình tại phiên họp;
b) Chuẩn bị chương trình nghị sự phiên họp, dự kiến thành phần họp trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố quyết định; chuẩn bị các điều kiện phục vụ phiên họp.
Chậm nhất 07 ngày làm việc, trước ngày phiên họp bắt đầu, Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phốtrình Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố quyết định chính thức nội dung, chương trình, thời gian họp, thành phần tham dự phiên họp và thông báo cho các thành viên Ủy ban nhân dân thành phố về quyết định của Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố về các vấn đề trên;
Trường hợp cần chuẩn bị các báo cáo bổ sung tại phiên họp, chậm nhất trước 03 ngày tổ chức phiên họp, Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố thông báo cho các cơ quan, đơn vị biết, chuẩn bị báo cáo.
c) Đôn đốc Thủ trưởng cơ quan có đề án trình trong phiên họp gửi hồ sơ đề án và các văn bản liên quan.
Chậm nhất 05 ngày làm việc, trước ngày phiên họp bắt đầu, cơ quan chủ trì đề án phải gửi tài liệu đã được Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố xem xét và cho trình tại phiên họp đến Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố. Số lượng tài liệu trình Ủy ban nhân dân thành phố xem xét tại phiên họp do Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố quy định.
d) Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố có trách nhiệm gửi giấy mời và tài liệu họp đến các thành viên Ủy ban nhân dân thành phố và đại biểu được mời họp, ít nhất là 05 ngày làm việc trước ngày họp (trừ trường hợp họp bất thường).
đ) Trường hợp thay đổi ngày họp, Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố thông báo cho thành viên Ủy ban nhân dân thành phố và các đại biểu được mời họp ít nhất 01 ngày, trước ngày phiên họp bắt đầu.
3. Đảm bảo các điều kiện tổ chức phiên họp:
a) Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố chịu trách nhiệm chuẩn bị các điều kiện cần thiết phục vụ phiên họp theo quy định.
b) Sở Thông tin và Truyền thông phối hợp với Viễn thông Hải Phòng, Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố đảm bảo các điều kiện kỹ thuật cần thiết (đối với các phiên họp trực tuyến).
c) Công ty TNHH một thành viên Điện lực Hải Phòng đảm bảo cung cấp điện tại nơi tổ chức phiên họp và các điểm họp trực tuyến.