Điều 35. Trình tự xây dựng, ban hành các văn bản hành chính thuộc thẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố
1. Bước 1: Soạn thảo văn bản
a) Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, các sở, các cơ quan tương đương sở, Ủy ban nhân dân quận, huyện, thị xã giao cho một đơn vị hoặc một cán bộ, công chức, viên chức soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản.
b) Đơn vị được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:
- Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản;
- Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;
- Soạn thảo văn bản;
- Trường hợp cần thiết, đề xuất với lãnh đạo cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) hoặc cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo.
2. Bước 2: Trình duyệt văn bản
a) Giám đốc sở, cơ quan tương đương sở, Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận, huyện, thị xã trực tiếp trình duyệt dự thảo văn bản và ký tờ trình gửi Ủy ban nhân dân Thành phố, Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố;
b) Tờ trình ký duyệt văn bản phải nêu rõ các nội dung sau:
- Căn cứ pháp lý, căn cứ thực tiễn để ban hành văn bản;
- Sự phù hợp về nội dung văn bản với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng, các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan, văn bản chỉ đạo của cấp trên;
- Thẩm quyền ban hành;
- Trình tự, thủ tục ban hành;
- Thể thức, kỹ thuật soạn thảo.
c) Hồ sơ trình bao gồm:
- Tờ trình;
- Bản tổng hợp ý kiến và giải trình về nội dung dự thảo văn bản;
- Dự thảo văn bản trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố ký và các dự thảo văn bản hướng dẫn thi hành (nếu có);
- Báo cáo thẩm định của cơ quan chức năng (nếu có);
- Ý kiến của các cơ quan liên quan đến vấn đề trình (nếu có);
- Các tài liệu khác có liên quan.
3. Bước 3: Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố tiếp nhận, kiểm tra văn bản
a) Tất cả hồ sơ, tài liệu trình Ủy ban nhân dân Thành phố, Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố phải được vào sổ văn thư của Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố. Trường hợp cán bộ, chuyên viên Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố nhận trực tiếp, phải chuyển lại cho bộ phận Văn thư để làm thủ tục đăng ký. Việc phát, chuyển công văn trình cho các phòng chuyên môn thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố phải được thực hiện ngay trong ngày;
b) Chuyên viên Văn phòng kiểm tra hồ sơ, trình tự, thủ tục soạn thảo, thể thức, kỹ thuật trình bày dự thảo văn bản; tóm tắt nội dung, nêu rõ thẩm quyền quyết định, sự đồng bộ trong chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố đối với vấn đề liên quan. Chuyên viên trực tiếp đề xuất một trong các phương án: Ban hành, phê duyệt; gửi lấy ý kiến các thành viên Ủy ban nhân dân Thành phố; Yêu cầu cơ quan soạn thảo hoàn chỉnh lại, lấy thêm ý kiến các cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định và quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân Thành phố. Sau đó chuyển cho đồng chí lãnh đạo phòng chuyên môn thuộc Văn phòng xem xét, duyệt, chuyển cho lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố duyệt trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố;
c) Phiếu trình ký văn bản (theo mẫu thống nhất) được trình gửi như sau:
- Trình đích danh Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố đối với những văn bản thuộc thẩm quyền ký duyệt của Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố hoặc những văn bản thuộc thẩm quyền ký duyệt của Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố nhưng cần xin ý kiến của Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố trước khi quyết định;
- Trình đích danh Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố đối với những văn bản Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố ủy quyền Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố ký duyệt.
Mỗi Phiếu trình chỉ gửi trình một lãnh đạo Ủy ban nhân dân Thành phố.
4. Bước 4: Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố xem xét tính hợp pháp, hợp lý của văn bản
a) Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố phụ trách lĩnh vực công tác được Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố ủy quyền có trách nhiệm xem xét, thẩm tra tính hợp pháp, hợp lý của văn bản thuộc lĩnh vực đó;
b) Đối với những văn bản cần xin ý kiến Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố trước khi phê duyệt, Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố lập Phiếu xin ý kiến Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố (theo mẫu thống nhất).
5. Bước 5. Xem xét, kiểm tra, ký văn bản
a) Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố xem xét, kiểm tra, trực tiếp ký duyệt những văn bản thuộc thẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố.
b) Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố ủy quyền cho Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố phụ trách ký thay các văn bản thuộc thẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố.
c) Ủy viên Ủy ban nhân dân Thành phố, người đứng đầu cơ quan chuyên môn ngoài việc ký các văn bản thuộc thẩm quyền theo quy định của pháp luật còn được thừa ủy quyền Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố ký một số văn bản hành chính khi được Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố ủy quyền. Việc ủy quyền phải bằng văn bản và có thời hạn nhất định. Người được Chủ tịch Ủy ban nhân dân ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký.
d) Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố ngoài việc ký các văn bản thuộc thẩm quyền theo quy định của pháp luật, được ký thừa lệnh Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố, ký văn bản của Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố thông báo ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố các văn bản sau:
- Văn bản thông báo nội dung kết luận của tập thể Ủy ban nhân dân Thành phố tại phiên họp Ủy ban nhân dân Thành phố;
- Văn bản thông báo nội dung kết luận của tập thể lãnh đạo Ủy ban nhân dân Thành phố; của Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố tại các cuộc họp do Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố hoặc Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố chủ trì;
- Văn bản thông báo kết quả xử lý các công việc cụ thể của Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố để các cơ quan liên quan biết và thực hiện;
- Các văn bản khác theo quy định và ủy quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố.