Điều 4. Các nguyên tắc chung
1. Các thông tin về tài khoản và các thông tin trao đổi hợp pháp của các cơ quan, đơn vị, cá nhân thông qua Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành được đảm bảo bí mật theo quy định của pháp luật.
2. Mỗi cơ quan, đơn vị được cung cấp 01 trang (Site); mỗi cá nhân được cấp một tài khoản (Account); được phân quyền để truy cập, quản trị, khai thác, sử dụng Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành.
3. Các cá nhân, đơn vị tham gia khai thác, sử dụng Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành chỉ để phục vụ công tác; có trách nhiệm thực hiện việc gửi, nhận, trao đổi và xử lý văn bản đúng quy trình xử lý văn bản được quy định của pháp luật; đảm bảo tính chính xác, toàn vẹn về nội dung khi luân chuyển văn bản, thông tin trên Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành.
4. Cá nhân có thẩm quyền xử lý công việc trong Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành khi muốn ủy quyền lại cho một người khác xử lý phải được sự cho phép của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị.