Điều 12. Soạn thảo, duyệt và phát hành văn bản đi
1. Đối với cá nhân
a) Dự thảo văn bản đi theo chức năng, nhiệm vụ được phân công.
b) Trường hợp phải phối hợp xử lý, chuyển dự thảo văn bản xin ý kiến đóng góp; tiếp thu ý kiến để hoàn thiện dự thảo.
c) Trình dự thảo văn bản đã hoàn thiện tới Lãnh đạo được phân công phụ trách xem xét trước khi trình Lãnh đạo cơ quan, đơn vị ký ban hành (thực hiện theo quy chế, quy định của cơ quan, đơn vị).
2. Đối với Lãnh đạo cơ quan, đơn vị
a) Xem xét cho ý kiến, duyệt nội dung văn bản theo hồ sơ do cá nhân, cơ quan, đơn vị trình.
b) Thực hiện ký số (bằng chứng thư số chuyên dùng công vụ) và chuyển Văn thư ban hành văn bản trên Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành.
c) Lãnh đạo cơ quan, đơn vị có thể ủy quyền cho cá nhân trong cơ quan thay mình thực hiện: Xử lý văn bản, ký duyệt văn bản.
d) Thường xuyên theo dõi văn bản trên Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành để nhận biết thông tin về tiến độ xử lý văn bản của các phòng ban. Trường hợp phát hiện văn bản, hồ sơ xử lý trễ hạn, lãnh đạo đơn vị phải kịp thời chỉ đạo, đôn đốc các bộ phận liên quan xử lý, khắc phục.
3. Đối với Văn thư
Khi nhận được văn bản đã được người có thẩm quyền ký số và chuyển trên Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành, thực hiện các việc sau:
a) Cấp số, thời gian của văn bản đi từ Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành: Ghi đúng số và thời gian văn bản đi vừa được cập nhật trên phần mềm vào văn bản đi đã được lãnh đạo ký số.
b) Thực hiện ký số bằng chứng thư số của cơ quan và phát hành văn bản điện tử tới các địa chỉ nhận văn bản trên hệ thống Quản lý văn bản và điều hành theo quy định. Đối với các văn bản có phụ lục kèm theo, phải đính kèm đủ các phụ lục của văn bản và phải thực hiện ký số các phụ lục theo quy định.
c) Trường hợp cần phát hành văn bản giấy
Thực hiện in văn bản đi đã có ký số của người có thẩm quyền, số, thời gian, đóng dấu (gồm cả phụ lục kèm theo), phát hành văn bản giấy qua hệ thống bưu chính hoặc gửi trực tiếp đến nơi nhận văn bản.