Điều 7. Hồ sơ tài liệu được thu thập bảo quản trong kho lưu trữ các cơ quan phải là nhũng tài liệu có ý nghĩa và giá trị để tra cứu, sử dụng trước mắt cũng như lâu dài của cơ quan và của xã hội.
Các cơ quan phải có kế hoạch tổ chức xác định giá trị tài liệu như sau:
1. Xác định thời hạn bảo quản cho toàn bộ hồ sơ, tài liệu cho cơ quan theo 3 múc độ sau:
- Hồ sơ tài liệu có giá trị khoa học, lịch sử được bảo quản vĩnh viễn, hoặc lâu dài; sau 5 năm phải nộp vào Trung tâm lưu trữ tỉnh, lưu trữ huyện, thị xã.
- Hồ sơ tài liệu có giá trị thực tiễn trong thời gian dài (trên 10 năm) được bảo quản lâu dài tại kho lưu trữ cơ quan.
- Hồ sơ tài liệu có giá trị thực tiễn trong thời gian ngắn (dưới 10 năm) được bảo quản tạm thời tại kho lưu trữ cơ quan.
2. Những hồ sơ tài liệu đã hết thời hạn bảo quản, hết giá trị không cần lưu giữ thì tổ chức tiêu hủy.
Tất cả hồ sơ, tài liệu bảo quản tại kho lưu trữ cơ quan phải được phân loại, chỉnh lý, sắp xếp một cách khoa học theo đúng phương pháp và qui trình nghiệp vụ lưu trữ để phục vụ kịp thời, chính xác cho mọi nhu cầu khai thác, sử dụng (của cơ quan, các cơ quan khác và của công dân).