Điều 4. Hàng năm lưu trữ cơ quan phải có kế hoạch và tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu lưu trữ đã đến hạn nộp luu trữ từ các đon vị trực thuộc, cá phân vào kho lưu trữ của cơ quan, cụ thể:
- Xây dựng kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu
- Phối hợp cùng các đơn vị, cá nhân xác định những loại hồ sơ tài liệu cần thu và lưu trữ.
- Hướng dẫn, hỗ trợ các đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ tài liệu để giao nộp.
- Chuẩn bị kho tàng (phòng) và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ.
- Tổ chức tiếp nhận và làm các thủ tục giao nhận hồ sơ tài liệu (thủ tục giao nhận và mẫu biên bản giao nhận thực hiện theo qui định hiện hành của Cục Lưu trữ Nhà nước).