Điều 11 . Tất cả hồ sơ tài liệu tại kho lưu trữ cơ quan phải được quản lý chu đáo, an toàn. Lưu trữ cơ quan có nhiệm vụ lập các công cụ thống kê cần thiết như sổ xuất, nhập tài liệu, mục lục hồ sơ để quản lý và tra tìm hồ sơ; thực hiện chế độ kiểm tra định kỳ và 2 năm tổng kiểm kê tài liệu trong kho 1 lần.
Mẫu các loại thống kê, tra cún tài liệu và chế độ báo cáo thống kê thực hiện theo qui định hiện hành của Nhà nước.
Thủ trưởng cơ quan thường xuyên kiểm tra, chỉ đạo để thực hiện đúng một số qui định sau:
1. Bố trí kho tàng đảm bảo thông số kỹ thuật của kho lưu trữ theo hướng dẫn của Cục Lưu trữ Nhà nước.
2. Trang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện cần thiết để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.
3. Thiết lập và duy trì chế độ bảo quản như độ ẩm, nhiệt độ, ánh sáng phù họp, chế độ vệ sinh.
4. Thực hiện các biện pháp phòng gian bảo mật, phòng chống hỏa hoạn, lũ lụt, côn trùng, nấm mốc và các tác nhân gây hại đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ.