Điều 12. Việc khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu:
1. Tài liệu lưu trữ phục vụ việc tra cứu cho công chức, viên chức của cơ quan để thực hiện nhiệm vụ được giao; cho các ngành, các cấp để thực hiện công vụ; cho công dân để phục vụ mục đích chính đáng của mình phù họp với lợi ích chung của xã hội.
2. Thẩm quyền cho phép khai thác tài liệu lưu trữ bảo quản tại Trung tâm lưu trữ tỉnh và các huyện, thị xã qui định như sau:
- Người phụ trách Trung tâm lưu trữ tỉnh, lưu trữ các huyện, thị xã cho phép khai thác tài liệu không thuộc loại mật.
- Chánh Văn phòng cho phép khai thác tài liệu mật (trên cơ sở xem xét đề nghị của người phụ trách luu trữ).
3. Thẩm quyền cho phép khai thác tài liệu lưu trữ bảo quản tại các sở, ban ngành thuộc tỉnh qui định cụ thể sau:
- Thủ trưởng các đon vị cho phép khai thác tài liệu lưu trữ còn bao quản tại đon vị;
- Chánh, Phó văn phòng hoặc Trưởng phòng cho phép khai thác tài liệu không thuộc loại mật bảo quản tại kho lưu trữ cơ quan;
- Thủ trưởng cơ quan cho phép khai thác tài liệu lưu trữ loại mật.
4. Việc khai thác, sử dụng, sao chụp tài liệu lưu trữ thuộc danh mục bí mật Nhà nước phải thực hiện đúng qui định tại Nghị định 84-HĐBT ngày 9/3/1992 của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) ban hành Qui chế bảo mật Nhà nước và các văn bản hướng dẫn của các cơ quan có thẩm quyền.
5. Các cơ quan và công dân có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan khác phải c.ó giấy giói thiệu của cơ quan nơi công tác, hoặc chính quyền địa phương nơi cư trú và phải được thủ trưởng cơ quan quản lý hồ sơ tài liệu đồng ý.