Điều 31. Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Ủy ban nhân dân Quận
1. Trách nhiệm của đơn vị nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử:
a) Giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử theo đúng thời hạn quy định.
Trường hợp muốn giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến thời hạn giao nộp phải được sự đồng ý bằng văn bản của lãnh đạo Ủy ban nhân dân Quận.
b) Giao nộp tài liệu trên cơ sở hồ sơ, đơn vị bảo quản được thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”.
c) Giao nộp đầy đủ hộp, cặp và công cụ tra cứu kèm theo.
d) Vận chuyển tài liệu đến nơi giao nộp.
2. Trách nhiệm của lưu trữ lịch sử Quận:
a) Lập kế hoạch thu thập tài liệu.
b) Phối hợp với lưu trữ hiện hành lựu chọn tài liệu cần thu thập.
c) Hướng dẫn lưu trữ hiện hành chuẩn bị tài liệu giao nộp.
d) Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận tài liệu.
đ) Tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập “Biên bản giao nhận tài liệu” được lập thành hai bản theo mẫu thống nhất do Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn. Lưu trữ của đơn vị và lưu trữ lịch sử giữ mỗi loại một bản.
3. Thành phần và thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử thực hiện theo hướng dẫn của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.