Điều 27. Chỉnh lý tài liệu
1. Nguyên tắc
a) Khi phân loại và lập hồ sơ phải tôn trọng sự hình thành của tài liệu theo trình tự giải quyết công việc.
b) Tài liệu sau khi chỉnh lý phản ánh được hoạt động của Ủy ban nhân dân
Quận, của các đơn vị thuộc Quận.
c) Cán bộ phụ trách công tác lưu trữ có trách nhiệm tổ chức phân loại, chỉnh lý tài liệu bảo quản trước khi giao nộp vào kho lưu trữ của Ủy ban nhân dân Quận.
2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt yêu cầu
a) Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh.
b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và bảo quản có thời hạn.
c) Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu.
d) Lập công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu và các công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu, sử dụng tài liệu.
e) Lập danh mục xác định tài liệu hết giá trị để làm thủ tục tiêu hủy.