Điều 15. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
1. Tất cả văn bản đến từ mọi nguồn đều phải được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư của Văn phòng Ủy ban nhân dân Quận, văn thư của đơn vị (trừ trường hợp có quy định khác) để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký vào chương trình quản lý văn bản và hồ sơ công việc của các đơn vị.
2. Văn bản đến chuyển qua máy Fax hoặc qua mạng, cán bộ văn thư cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản,… Trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết. Văn bản đến loại này cũng thuộc diện đăng ký tại văn thư, đối với bản chuyển phát qua máy Fax (loại giấy nhiệt) thì cần chụp lại trước khi đóng dấu đến, văn bản đến chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu “Đến”. Đến khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, cán bộ văn thư cũng phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến (số đến và ngày đến là số thứ tự và ngày, tháng, năm đăng ký bản Fax, văn bản chuyển qua mạng) và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận bản Fax, văn bản chuyển qua mạng.
3. Những văn bản gửi Ủy ban nhân dân Quận, Chủ tịch Ủy ban nhân dân Quận do cán bộ, công chức đi họp mang về hoặc nhận trực tiếp phải được đăng ký tại văn thư Văn phòng Ủy ban nhân dân Quận trước khi xử lý theo quy định. Những văn bản đến không được đăng ký tại văn thư Văn phòng Ủy ban nhân dân Quận hoặc văn thư của các đơn vị thì các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.
4. Văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.
5. Các bì văn bản đến cán bộ văn thư không bóc bao gồm: các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các đoàn thể trong các đơn vị và các bì văn bản gửi đích danh người nhận, được chuyển tiếp cho nơi nhận. Đối với những bì văn bản gửi đích danh người nhận, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của Ủy ban nhân dân Quận, của các đơn vị thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký.
6. Đối với những bì thư gửi đích danh Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân Quận, văn thư gửi trực tiếp đến tên người nhận hoặc người được phân công bóc gỡ các bì thư của Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân; sau khi có ý kiến của Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân thì văn bản phải được chuyển đến văn thư để được đăng ký và xử lý tiếp.
7. Đối với những bì thư có ký hiệu mật, tối mật, tuyệt mật hoặc có ghi “chỉ người có tên mới được bóc bì”, văn thư chỉ đăng ký và chuyển đến người nhận hoặc người có trách nhiệm xử lý. Sau khi xử lý xong, các văn bản trên phải chuyển cho người được giao trách nhiệm quản lý theo chế độ bảo quản tài liệu mật.
8. Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, bảo vệ cơ quan có trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay với người đứng đầu hoặc người trực tiếp được phân công để xử lý.
9. Khi tiếp nhận văn bản đến, văn thư phải kiểm tra về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có) đặc biệt lưu ý đối với những bì thư có độ khẩn, mật. Văn bản đến bị thiếu, rách, bị bóc hoặc văn bản bên trong không đúng với số ghi ngoài bì, nơi nhận, văn bản hỏa tốc hẹn giờ mà chuyển đến muộn hơn thời gian ghi ở ngoài bì hoặc trường hợp phát hiện sai sót, văn thư phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét giải quyết, nếu cần thiết lập biên bản có chữ ký xác nhận của người đưa văn bản đến.
10. Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đến trên máy tính.