Điều 22. Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ của Ủy ban nhân dân Quận
1. Trách nhiệm của các đơn vị và cán bộ, công chức và nhân viên
a) Các đơn vị hoặc cán bộ, công chức, nhân viên phải giao nộp những hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ hiện hành của Ủy ban nhân dân Quận theo thời hạn được quy định tại Khoản 2 Điều này.
b) Trường hợp các đơn vị hoặc cán bộ, công chức, nhân viên cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì phải lập danh mục gửi cho lưu trữ hiện hành của Ủy ban nhân dân Quận nhưng thời hạn giữ lại không được quá hai năm.
c) Cán bộ, công chức khi chuyển công tác, thôi việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội thì phải bàn giao lại toàn bộ hồ sơ, tài liệu cho Ủy ban nhân dân Quận, các đơn vị thuộc quận hoặc người kế nhiệm, không được giữ hồ sơ, tài liệu của Ủy ban nhân dân Quận, của đơn vị làm của riêng hoặc mang sang cơ quan khác.
2. Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành được quy định như sau:
a) Tài liệu hành chính, tài liệu chuyên môn nghiệp vụ: sau một năm kể từ năm công việc kết thúc.
b) Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ: sau một năm kể từ năm công trình được nghiệm thu chính thức.
c) Tài liệu xây dựng cơ bản: sau ba tháng kể từ khi công trình được quyết toán.
d) Cơ sở dữ liệu, tài liệu ảnh, phim điện ảnh; mi-crô-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác: sau ba tháng kể từ khi công việc kết thúc.
3. Thủ tục giao nộp:
Khi giao nộp tài liệu phải lập hai bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và hai bản “ Biên bản giao nhận tài liệu”. Các đơn vị hoặc cá nhân giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của Ủy ban nhân dân Quận giữ mỗi loại một bản.