Điều 4. Một số quy định chung
1. Số hồ sơ hưởng chế độ tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hưu trí, bảo hiểm xã hội một lần, tử tuất là mã số bảo hiểm xã hội.
2. Việc lập, gửi, tiếp nhận và giải quyết hồ sơ hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội phải thực hiện trên hệ thống, trừ hồ sơ của cán bộ, chiến sĩ làm nhiệm vụ đặc biệt hoặc khi không bảo đảm về giải pháp kỹ thuật; bảo đảm chặt chẽ, đúng quy định của pháp luật về bảo hiểm xã hội, hướng dẫn của Bảo hiểm xã hội Việt Nam, Bảo hiểm xã hội Công an nhân dân và các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực an ninh, trật tự, an toàn xã hội.
3. Khi giải quyết hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội phải thực hiện đối chiếu thông tin hồ sơ với cơ sở dữ liệu, bảo đảm trùng khớp thông tin, làm cơ sở giải quyết đầy đủ, chính xác chế độ bảo hiểm xã hội đối với cán bộ, chiến sĩ và thân nhân cán bộ, chiến sĩ. Mọi thông tin liên quan đến đóng, hưởng bảo hiểm xã hội khi có thay đổi phải được kịp thời cập nhật vào hệ thống đúng quy định. Mọi hoạt động truy cập, khai thác, sử dụng dữ liệu trên hệ thống được ghi nhận, lưu vết bảo đảm phát hiện, kịp thời xử lý các hành vi vi phạm.
4. Quá trình giải quyết hưởng, chi trả các chế độ bảo hiểm xã hội, nếu phát hiện hồ sơ có dấu hiệu gian lận, giả mạo thì phải báo cáo ngay với Thủ trưởng đơn vị, Giám đốc Bảo hiểm xã hội Công an nhân dân để xử lý, giải quyết theo quy định của pháp luật. Trường hợp giải quyết không đúng chế độ bảo hiểm xã hội dẫn đến chi trả không đúng đối tượng hoặc nhiều hơn mức quy định thì số tiền chi trả sai phải được thu hồi đầy đủ theo nguyên tắc sai sót ở khâu nghiệp vụ nào thì bộ phận và cá nhân thực hiện nghiệp vụ ở khâu đó có trách nhiệm thu hồi; trường hợp không thu hồi được thì cá nhân có liên quan để xảy ra sai sót có trách nhiệm bồi hoàn đầy đủ số tiền không thu hồi được theo quy định của pháp luật.
5. Hồ sơ, giấy tờ bản giấy phải được số hóa, ký sao y bởi cá nhân, đơn vị có thẩm quyền để tích hợp trên hệ thống. Trường hợp các thông tin, dữ liệu, hồ sơ, giấy tờ liên quan làm căn cứ để giải quyết hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội đã được lưu trữ trên hệ thống bảo đảm tính pháp lý thì không yêu cầu tổ chức, cá nhân kê khai, nộp lại. Trường hợp hồ sơ làm căn cứ giải quyết chế độ bảo hiểm xã hội của cán bộ, chiến sĩ hoặc thân nhân cán bộ, chiến sĩ do cơ quan nước ngoài cấp thì phải được dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam.