Điều 5. Quy trình thu thập, cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Cơ sở dữ liệu căn cước tại Công an cấp xã
1. Công an cấp xã có trách nhiệm trực tiếp thực hiện việc thu thập, cập nhật thông tin của cá nhân cư trú, sinh sống trên địa bàn quản lý để phục vụ cập nhật vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Cơ sở dữ liệu căn cước từ các nguồn theo quy định tại Điều 4 Thông tư này.
2. Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận nội dung liên quan thu thập, cập nhật thông tin, cán bộ Công an cấp xã được phân công có trách nhiệm:
a) Xác định rõ thông tin phát sinh từ thủ tục hành chính, từ cá nhân cung cấp, từ hoạt động quản lý cư trú hoặc từ nguồn hợp pháp khác;
b) Kiểm tra tính chính xác của thông tin theo từng trường dữ liệu cần thu thập;
c) Kiểm tra giấy tờ, tài liệu làm căn cứ thu thập, đối chiếu với bản chính (nếu có);
d) Tra cứu, đối chiếu thông tin với dữ liệu hiện có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Cơ sở dữ liệu căn cước thông qua hệ thống nghiệp vụ.
3. Trên cơ sở kết quả kiểm tra, cán bộ Công an cấp xã xử lý như sau:
a) Trường hợp thông tin đầy đủ, hợp lệ, thống nhất với dữ liệu hiện có thì ghi nhận, thu thập thông tin, báo cáo Trưởng Công an cấp xã phê duyệt để thực hiện cập nhật lên hệ thống Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư;
b) Trường hợp thông tin chưa đầy đủ hoặc chưa hợp lệ thì hướng dẫn cá nhân bổ sung, hoàn thiện theo quy định;
c) Trường hợp thông tin có dấu hiệu mâu thuẫn, sai lệch hoặc chưa rõ căn cứ thì chưa thực hiện cập nhật thông tin, đồng thời thu thập giấy tờ, tài liệu làm căn cứ tiến hành xác minh các thông tin sai lệch và báo cáo Trưởng Công an cấp xã để chỉ đạo kiểm tra, xác minh. Thời hạn thực hiện xác minh không quá 02 ngày làm việc, trường hợp phức tạp không quá 03 ngày làm việc.
4. Đối với thông tin cần xác minh, cán bộ Công an cấp xã có trách nhiệm:
a) Thu thập, tổng hợp các tài liệu, thông tin trong phạm vi thẩm quyền;
b) Lập báo cáo kết quả xác minh, nêu rõ nội dung đã làm rõ và nội dung chưa làm rõ;
c) Căn cứ kết quả xác minh xác định trường hợp trùng khớp thông tin thì thực hiện theo điểm a khoản 3 Điều này. Trường hợp thông tin chưa trùng hoặc chỉ trùng một phần thì báo cáo Công an cấp tỉnh xem xét quyết định; chỉ thực hiện cập nhật thông tin sau khi có ý kiến hoặc kết luận của Công an cấp tỉnh.
5. Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ thời điểm nhận được đề xuất của cán bộ xử lý hồ sơ, Trưởng Công an cấp xã thực hiện phê duyệt việc thu thập, cập nhật thông tin của cá nhân. Công an cấp xã phải hoàn thành việc thu thập thông tin theo Phiếu thu thập thông tin dân cư trong thời hạn 02 ngày làm việc đối với trường hợp quy định tại điểm a khoản 3 Điều này và 05 ngày làm việc đối với trường hợp quy định tại điểm c khoản 3 Điều này trong trường hợp kiểm tra, xác minh đúng thông tin tính từ thời điểm tiếp nhận nội dung liên quan thu thập, cập nhật thông tin.
6. Việc thu thập, cập nhật thông tin được thực hiện trên phần mềm nghiệp vụ theo quy định. Toàn bộ quá trình thu thập, cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Cơ sở dữ liệu căn cước của Công an cấp xã được hệ thống ghi nhận đầy đủ để phục vụ công tác kiểm tra, phúc tra, giám sát gồm thời điểm thu thập, cập nhật thông tin, nguồn thông tin và hình thức tiếp nhận, nội dung thông tin đã thu thập, họ tên cán bộ trực tiếp thực hiện và chỉ huy thực hiện phê duyệt.