Điều 17. Quy trình tiếp nhận, giải quyết yêu cầu khai thác thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Cơ sở dữ liệu căn cước
1. Tiếp nhận yêu cầu khai thác thông tin
a) Cán bộ tiếp nhận hồ sơ của Cơ quan quản lý căn cước, Công an cấp xã tiếp nhận yêu cầu khai thác thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Cơ sở dữ liệu căn cước của công dân, cơ quan, tổ chức thông qua các hình thức gồm: trực tiếp tại Cơ quan quản lý căn cước, trụ sở Công an cấp xã; qua Cổng dịch vụ công quốc gia, Ứng dụng định danh quốc gia hoặc nền tảng định danh và xác thực điện tử;
b) Khi tiếp nhận yêu cầu, cán bộ tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra sơ bộ và ghi nhận đầy đủ các thông tin sau đây: họ, chữ đệm và tên; số định danh cá nhân hoặc thông tin định danh khác của người yêu cầu; mục đích khai thác thông tin; nội dung, phạm vi thông tin đề nghị khai thác; hình thức nhận kết quả khai thác.
2. Trong thời hạn 01 ngày kể từ khi tiếp nhận hồ sơ, cán bộ tiếp nhận phải hoàn thành kiểm tra hồ sơ để xác định điều kiện khai thác thông tin:
a) Kiểm tra tư cách pháp nhân của người yêu cầu khai thác thông tin, xác định người yêu cầu là chủ thể thông tin hoặc người được pháp luật cho phép khai thác thông tin;
b) Kiểm tra mục đích khai thác thông tin có phù hợp với quy định của pháp luật; phạm vi, nội dung thông tin đề nghị khai thác có thuộc phạm vi được phép khai thác hay không;
c) Trường hợp pháp luật quy định phải có sự đồng ý của chủ thể thông tin, Công an cấp xã kiểm tra việc thể hiện ý kiến đồng ý của chủ thể thông tin thông qua văn bản đề nghị, Ứng dụng định danh quốc gia, Cổng dịch vụ công hoặc hình thức hợp pháp khác;
d) Trường hợp yêu cầu không đủ điều kiện khai thác thông tin, cán bộ tiếp nhận thông báo rõ lý do cho người yêu cầu; trường hợp cần bổ sung, hoàn thiện thì hướng dẫn cụ thể để người yêu cầu thực hiện.
3. Sau khi kiểm tra đủ điều kiện khai thác thông tin, cán bộ tiếp nhận, xử lý hồ sơ lập đề xuất khai thác thông tin, trong đó nêu rõ: thông tin về người yêu cầu; mục đích khai thác; nội dung, phạm vi thông tin đề nghị khai thác; hình thức cung cấp kết quả. Lập đề xuất khai thác thông tin và báo cáo Thủ trưởng cơ quan quản lý căn cước hoặc Trưởng Công an cấp xã xem xét, phê duyệt.
4. Trong thời hạn 01 ngày kể từ khi nhận được đề xuất của cán bộ, Thủ trưởng cơ quan quản lý căn cước, Trưởng Công an cấp xã căn cứ đề xuất của cán bộ xử lý hồ sơ và quy định của pháp luật để xem xét, quyết định việc cho phép hoặc không cho phép khai thác thông tin:
a) Trường hợp đồng ý cho phép khai thác, Thủ trưởng cơ quan quản lý căn cước, Trưởng Công an cấp xã phê duyệt phạm vi, nội dung thông tin được khai thác và hình thức cung cấp kết quả;
b) Trường hợp không đồng ý cho phép khai thác, Thủ trưởng cơ quan quản lý căn cước, Trưởng Công an cấp xã nêu rõ lý do và chỉ đạo việc thông báo cho cá nhân, cơ quan, tổ chức đề nghị theo quy định.
5. Thực hiện tra cứu, khai thác thông tin
a) Căn cứ yêu cầu hợp lệ, cán bộ xử lý hồ sơ sử dụng tài khoản được cấp để tra cứu, khai thác thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Cơ sở dữ liệu căn cước thông qua hệ thống thông tin, phần mềm nghiệp vụ theo quy định;
b) Việc tra cứu, khai thác thông tin phải bảo đảm đúng nội dung, đúng phạm vi thông tin được phép khai thác, thông tin cá nhân, cơ quan, tổ chức đề nghị khai thác; không làm thay đổi, làm sai lệch, làm mất thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Cơ sở dữ liệu căn cước.
6. Xử lý và kiểm tra kết quả khai thác thông tin
a) Cán bộ xử lý kiểm tra, đối chiếu kết quả khai thác để bảo đảm thông tin cung cấp đầy đủ, chính xác, thống nhất với mục đích khai thác;
b) Trường hợp phát hiện thông tin có dấu hiệu sai lệch, chưa đầy đủ hoặc chưa thống nhất thì thực hiện xác minh, làm rõ theo thẩm quyền hoặc báo cáo, đề xuất thực hiện việc cập nhật, điều chỉnh theo quy định;
c) Trong thời gian chưa có kết quả xác minh, không sử dụng thông tin có sai lệch để cung cấp cho tổ chức, cá nhân.
7. Trả kết quả khai thác thông tin
a) Cơ quan quản lý căn cước, Công an cấp xã trả kết quả khai thác thông tin cho người yêu cầu theo hình thức đã đăng ký, bao gồm: trả trực tiếp tại trụ sở; trả thông qua Cổng dịch vụ công, Ứng dụng định danh quốc gia; trả bằng văn bản giấy hoặc văn bản điện tử theo quy định;
b) Việc trả kết quả phải bảo đảm đúng đối tượng, đúng nội dung, đúng phạm vi thông tin được phép khai thác; không cung cấp thông tin vượt quá yêu cầu hoặc vượt quá thẩm quyền.
8. Quản lý, lưu trữ hồ sơ và trách nhiệm thực hiện
a) Cơ quan quản lý căn cước, Công an cấp xã có trách nhiệm quản lý, lưu trữ thông tin về việc tiếp nhận, giải quyết yêu cầu khai thác thông tin theo quy định về lưu trữ hồ sơ nghiệp vụ;
b) Cán bộ, chiến sĩ trực tiếp thực hiện việc khai thác thông tin chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước Thủ trưởng Cơ quan quản lý căn cước, Trưởng Công an cấp xã về việc tuân thủ quy trình, bảo mật thông tin và sử dụng thông tin đúng mục đích;
c) Thủ trưởng Cơ quan quản lý căn cước, Trưởng Công an cấp xã chịu trách nhiệm tổ chức, kiểm tra, giám sát việc thực hiện quy trình khai thác thông tin tại đơn vị mình.