Điều 3. Nguyên tắc chung trong thu thập, cập nhật, điều chỉnh, tra cứu, khai thác, sử dụng, kết nối, chia sẻ, đồng bộ thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Cơ sở dữ liệu căn cước
1. Thông tin về công dân được thu thập chính xác theo hồ sơ, giấy tờ pháp lý và từ các nguồn thông tin, cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành theo quy định của pháp luật. Được cập nhật đầy đủ các trường thông tin theo quy định của pháp luật; không trùng lặp, không mâu thuẫn, không sai lệch giữa các cơ sở dữ liệu, được rà soát, chuẩn hóa và đồng bộ thống nhất trong hệ thống Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Cơ sở dữ liệu căn cước. Được cập nhật kịp thời khi phát sinh thay đổi, bảo đảm dữ liệu luôn phản ánh đúng tình trạng thực tế của cá nhân tại thời điểm khai thác, sử dụng.
2. Việc cập nhật, điều chỉnh thông tin phải có đầy đủ căn cứ theo quy định của pháp luật; xác định, kiểm soát được nguồn thông tin, được thực hiện bởi cơ quan, cá nhân có thẩm quyền. Được ghi nhận đầy đủ lịch sử cập nhật, điều chỉnh, truy vết dữ liệu trên hệ thống.
3. Cán bộ Công an xã, phường, đặc khu (sau đây gọi tắt là Công an cấp xã) chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Trưởng Công an cấp xã và Công an cấp trên trực tiếp. Trưởng Công an cấp xã chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Công an cấp trên về: việc thu thập, cập nhật, điều chỉnh thông tin đúng thẩm quyền, đúng quy trình; tính chính xác, trung thực của thông tin thu thập; việc bảo mật thông tin, bảo vệ dữ liệu trong quá trình thực hiện.
4. Việc kết nối, chia sẻ, đồng bộ dữ liệu với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Cơ sở dữ liệu căn cước phải tuân thủ quy định của Luật Căn cước, Nghị định số 70/2024/NĐ-CP ngày 25 tháng 6 năm 2024 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Căn cước, được sửa đổi, bổ sung một số điều tại Nghị định số 58/2026/NĐ-CP của Chính phủ ngày 13 tháng 02 năm 2026 (sau đây gọi tắt là Nghị định số 70/2024/NĐ-CP), Thông tư này và các quy định của pháp luật có liên quan về quản lý, kết nối, chia sẻ thông tin của cơ quan nhà nước và bảo đảm các nguyên tắc sau:
a) Bảo đảm thực hiện trong phạm vi, chức năng, nhiệm vụ được giao, gắn trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan chủ quản dữ liệu đối với tính chính xác, đầy đủ của dữ liệu được chia sẻ, đồng bộ. Bảo đảm thông tin được đồng bộ kịp thời khi có phát sinh, thay đổi. Không làm phát sinh cơ sở dữ liệu trùng lặp, mâu thuẫn với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Cơ sở dữ liệu căn cước;
b) Phục vụ công tác quản lý nhà nước, giải quyết thủ tục hành chính, cung cấp dịch vụ công, hoạt động nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ được giao; không sử dụng thông tin vào mục đích khác;
c) Phải bảo đảm yêu cầu về an ninh mạng, bảo mật thông tin và bảo vệ dữ liệu; có cơ chế kiểm soát, giám sát và lưu vết theo quy định. Việc kết nối, chia sẻ, đồng bộ dữ liệu không được làm thay đổi, làm sai lệch hoặc làm mất dữ liệu gốc khi chưa có căn cứ pháp lý.
5. Việc quản lý, tra cứu, khai thác, sử dụng thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Cơ sở dữ liệu căn cước phải tuân thủ quy định của Luật Căn cước, Nghị định số 70/2024/NĐ-CP, Thông tư này và các quy định của pháp luật có liên quan và bảo đảm các nguyên tắc sau:
a) Việc tra cứu, khai thác, sử dụng thông tin chỉ được thực hiện phục vụ công tác quản lý nhà nước, giải quyết thủ tục hành chính, hoạt động nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao và các mục đích khác theo quy định của pháp luật;
b) Thông tin được tra cứu, khai thác, sử dụng phải đúng đối tượng, đúng phạm vi, đúng mục đích; không được sử dụng vào mục đích trái pháp luật hoặc ngoài phạm vi được phép;
c) Quá trình tra cứu, khai thác, sử dụng thông tin phải được kiểm soát, giám sát thông qua hệ thống kỹ thuật. Được ghi nhật ký đầy đủ, bảo đảm truy vết được người tra cứu, thời điểm, nội dung tra cứu;
d) Việc quản lý, khai thác, sử dụng thông tin phải bảo đảm an ninh mạng và bảo vệ dữ liệu, áp dụng biện pháp kỹ thuật, biện pháp quản lý để phòng ngừa, phát hiện, ngăn chặn truy cập trái phép. Phân quyền truy cập theo vị trí việc làm, chức năng, nhiệm vụ và thực hiện kiểm tra, đánh giá an ninh mạng trước và trong quá trình kết nối, chia sẻ, khai thác thông tin.
6. Trưởng Công an cấp xã có thể giao quyền cho cấp phó thực hiện giải quyết, phê duyệt việc thu thập, cập nhật, điều chỉnh, khai thác, sử dụng thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Cơ sở dữ liệu căn cước. Việc giao quyền phải được thể hiện bằng quyết định, trong đó xác định rõ phạm vi, nội dung, thời hạn giao quyền. Cấp phó được giao quyền không được giao quyền cho người khác và chịu trách nhiệm về việc giải quyết, phê duyệt việc thu thập, cập nhật, điều chỉnh, khai thác, sử dụng thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Cơ sở dữ liệu căn cước của mình.