Điều 10. Vận chuyển, giao, nhận và thu hồi tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước
Việc vận chuyển, giao, nhận và thu hồi tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước (đã được ấn định và đóng dấu các độ mật) phải đăng ký qua văn thư, lưu trữ của đơn vị theo quy trình sau:
1. Gửi tài liệu, vật mang Bí mật Nhà nước
a) Vào sổ: Trước khi gửi, tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước phải vào sổ “Tài liệu đi” để theo dõi. Sổ “Tài liệu đi” phải ghi đầy đủ các mục:
- Số thứ tự (đồng thời là số tài liệu gửi đi); ngày, tháng, năm gửi;
- Nơi nhận, trích yếu nội dung; độ mật; độ khẩn;
- Người ký; số lượng; ghi chú.
Trường hợp gửi tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước độ “Tuyệt mật” thì cột trích yếu nội dung chỉ được ghi khi người có thẩm quyền đồng ý;
b) Tài liệu mang bí mật Nhà nước gửi đi phải làm bì riêng. Giấy làm bì phải dùng loại giấy dai, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được, hồ dán phải dính, khó bóc;
c) Tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước độ “Mật” ngoài bì đóng dấu chữ C, độ "Tối mật” đóng dấu chữ B. Tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước độ “Tuyệt mật” gửi bằng hai bì, bì trong ghi rõ số, ký hiệu của tài liệu, tên người nhận, đóng dấu “Tuyệt mật”;
Nếu là tài liệu; vật gửi đích danh người có trách nhiệm giải quyết thì đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì”, sau đó chuyển đến văn thư để làm bì ngoài, ghi như gửi tài liệu thường, đóng dấu chữ A;
d) Mẫu con dấu các độ mật: “Tuyệt mật”, “Tối mật”, “Mật”, “Tài liệu thu hồi”, “Chỉ người có tên mới được bóc bì”, “A”, “B”, “C” thực hiện thống nhất theo quy định tại Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ công an. Mực dùng để đóng các loại con dấu trên là mực màu đỏ tươi.
2. Nhận tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước
a) Mọi tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước gửi đến từ các nguồn đều phải qua văn thư vào sổ “Tài liệu mật đến” để theo dõi và chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết, có ký giao nhận tài liệu;
b) Trường hợp tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước đến mà bì trong có dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” thì văn thư vào sổ số tài liệu ghi ngoài bì và chuyển ngay đến người có tên trên bì; nếu người có tên ghi trên bì đi vắng thì chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết. Văn thư không được tự ý bóc bì;
c) Trường hợp thấy tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước gửi đến mà nơi gửi không thực hiện đúng thủ tục bảo mật thì chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết, đồng thời thông tin lại nơi gửi để rút kinh nghiệm. Nếu phát hiện tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước gửi đến có dấu hiệu bị bóc, mở bao bì, lộ lọt bí mật Nhà nước hoặc tài liệu, vật bị tráo đổi, mất, hư hỏng... thì người nhận phải báo ngay với thủ trưởng cơ quan, đơn vị để báo cáo về Thường trực Ban chỉ đạo (theo Điều 22 Quy chế này) và có biện pháp xử lý kịp thời, theo đúng quy định.
3. Vận chuyển tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước
Tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước khi vận chuyển phải được đựng trong bao bì chắc chắn bằng loại vật liệu phù hợp; khi cần thiết phải niêm phong theo quy định; có phương tiện vận chuyển đảm bảo an toàn trong mọi tình huống; trường hợp xét thấy cần thiết thì phải bố trí lực lượng công an bảo vệ việc vận chuyển các tài liệu, vật đó.
4. Thu hồi tài liệu mang bí mật Nhà nước
Đối với những tài liệu có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, văn thư phải theo dõi, thu hồi để bảo quản hoặc trả lại nơi gửi đúng thời hạn. Khi nhận cũng như khi trả phải kiểm tra, đối chiếu đảm bảo tài liệu không bị thất lạc.