Điều 9. Quy trình xây dựng và ban hành văn bản.
Quy trình xây dựng và ban hành văn bản phải sắp xếp thật khoa học, thực hiện phải thật nghiêm túc nhằm đạt được yêu cầu về thời gian và chất lượng của văn bản.
1- Đối với văn bản quy phạm pháp luật: Thực hiện theo quy định của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 12/11/1996 và Nghị định 101/CP ngày 23/9/1997 của Chính phủ.
2- Đối với các văn bản hành chính thông thường, văn bản cá biệt hoặc văn bản chuyên môn thực hiện theo các bước sau đây:
- Bước 1: Xác định tính chất vấn đề cần ban hành văn bản; thu thập, phân tích, lựa chọn các thông tin cần thiết có liên quan tới nội dung của vấn đề cần ra văn bản (bao gồm thông tin pháp luật, thông tin thực tiển, yêu cầu về thời gian của cấp có thẩm quyền).
- Bước 2: Dự thảo văn bản phù hợp với hình thức, thể thức văn bản theo quy định.
- Bước 3: Lãnh đạo phụ trách trực tiếp (trưởng hoặc phó) duyệt bản thảo trước khi trình lên lãnh đạo ký (thủ trưởng, hoặc phó phụ trách lĩnh vực), nếu là văn bản quan trọng cần có cán bộ pháp chế thẩm tra về mặt pháp lý trước khi trình ký chính thức. Thông thường nên thực hiện thông qua "Phiếu trình giải quyết công việc" để lưu cùng hồ sơ công việc.
- Bước 4: Hoàn chỉnh văn bản, ra soát nội dung, thể thức văn bản lần cuối và trình ký chính thức.
- Bước 5: In ấn, nhân sao văn bản và làm thủ tục văn thư phát hành và lưu giữ văn bản.
Theo quy trình trên đây, các bước 1,2,3,4 là trách nhiệm của người dự thảo văn bản, bước 5 là trách nhiệm của bộ phận văn thư, lưu trữ.