Điều 10. Lập hồ sơ công việc.
Tất cả cán bộ, công chức, viên chức nhà nước khi thực thi công tác có liên quan đến văn bản quản lý nhà nước đều phải lập hồ sơ về công việc do mình đảm trách gồm có các loại hồ sơ sau đây:
1. Hồ sơ công việc là toàn bộ (hoặc một) văn bản có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, hoặc một đối tượng được hình thành từ khi bắt đầu đến khi kết thúc một sự việc; loại hồ sơ này thường gồm những tài liệu như sau:
- Các văn bản, công văn đề nghị của các cơ quan ngang cấp, cơ quan trực thuộc, các tổ chức kinh tế xã hội, đoàn thể, tổ chức tôn giáo, các UBND các địa phương (dưới đây gọi tắt là "các Tổ chức, cơ quan") gửi đến đơn vị để giải quyết các vấn đề có liên quan.
- Các bản sao hồ sơ nguyên tắc, pháp lý làm cơ sở để giải quyết vấn đề.
- Văn bản tham gia ý kiến của các Tổ chức, cơ quan (nếu có).
- Biên bản hoặc trích biên bản các cuộc họp (nếu có).
- Phiếu trình giải quyết công việc của chuyên viên và ý kiến giải quyết có chữ ký của lãnh đạo.
- Các bản dự thảo trình lãnh đạo trực tiếp và lãnh đạo cơ quan giải quyết vấn đề, nếu là văn bản quan trọng cần ghi rõ thứ tự các lần dự thảo.
- Văn bản chính thức của đơn vị ban hành.
2. Hồ sơ các cuộc họp: Gồm các cuộc họp do lãnh đạo cơ quan triệu tập và chủ trì. Loại hồ sơ này thông thường bao gồm các loại tài liệu sau:
- Giấy mời họp.
- Danh sách các thành viên dự họp.
- Chương trình, nội dung cuộc họp.
- Biên bản cuộc họp.
- Các báo cáo, đề án, tờ trình, ý kiến phát biểu của các cơ quan, các cá nhân trong cuộc họp.
- Các bức ảnh, băng ghi âm, băng ghi hình về cuộc họp.
- Thông báo kết quả cuộc họp.
3. Các loại báo cáo, chương trình công tác, gồm có :
- Báo cáo công tác tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng, năm của cơ quan.
- Báo cáo chuyên đề hoặc báo cáo đột xuất của cơ quan.
- Chương trình, kế hoạch công tác tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng, năm của cơ quan.
4. Tài liệu của các bộ phận khác, bao gồm:
- Bài phát biểu, diễn văn, biên bản làm việc của lãnh đạo cơ quan tại các hội nghị, tại các buổi làm việc với các đoàn cấp trên, hoặc tại các buổi làm việc với các tổ chức, cơ quan trong tỉnh.
- Tài liệu về các chuyến đi công tác, khảo sát, học tập kinh nghiệm của lãnh đạo và các công chức trong cơ quan.
- Báo cáo của các đoàn, cá nhân về kết quả đi học tập, khảo sát ở nước ngoài.
- Các báo cáo chuyên đề khác.
- Thư khen, động viên, thư chúc mừng, thư thăm hỏi ... của các dồng chí lãnh đạo cơ quan gửi cho các tập thể. cá nhân (nếu có).
- Đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân có bút tích hoặc có ý kiến lãnh đạo (nếu có).
- Sổ công tác của các đồng chí lãnh đạo.
5. Các loại tài liệu giải quyết công việc nội bộ của cơ quan:
Tùy theo chức năng của từng phòng, ban, bộ phận sinh hoạt trong cơ quan phải lưu giữ những loại tài liệu sau đây:
- Hồ sơ về bộ máy tổ chức của cơ quan, chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị trong Văn phòng.
- Hồ sơ về tiếp nhận, điều động, bổ nhiệm, nâng lương, hưu trí, kỷ luật cán bộ - công chức, các hợp đồng lao động. v..v..
- Hồ sơ về các cuộc họp giải quyết các công việc nội bộ cơ quan.
- Hồ sơ về xây dựng, sửa chữa các công trình của cơ quan như trụ sở làm việc, nhà khách, nhà ở do cơ quan quản lý: Gồm các loại tài liệu sau: Dự toán, thiết kế công trình, quyết định đầu tư, báo cáo diễn biến quá trình thi công, báo cáo nghiệm thu thanh quyết toán, biên bản hoàn công, biên bản bàn giao...
- Hồ sơ mua sắm các trang thiết bị.
- Hồ sơ công tác ngoại vụ (nếu có).
6. Các loại tài liệu của bộ phận Văn thư - Lưu trữ:
- Tập lưu các quyết định, chỉ thị do lãnh đạo cơ quan ký ban hành.
- Tập lưu các công văn giao dịch, xử lý công việc hằng ngày với các tổ chức, cơ quan, thông báo ý kiến của lãnh đạo cơ quan.
- Tập lưu các văn bản quy phạm pháp luật, thông thường của Quốc hội, UBTV Quốc hội, Chủ tịch nước, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, các Bộ, ngành trung ương, HĐND, UBND các cấp có liên quan.
- Sổ ghi danh mục công văn đi hằng năm của cơ quan.
- Sổ ghi danh mục công văn đến hằng năm của cơ quan.
- Hệ thống các tài liệu do các bộ phận, phòng, ban, cán bộ, công chức trong cơ quan giao nộp để lưu trữ.
Khi lập hồ sơ công việc phải sắp xếp các văn bản trong một bìa hồ sơ riêng cho từng công việc theo thứ tự ngày tháng và chú ý làm sáng tỏ mối liên hệ giữa các văn bản với nhau.