Điều 22: Mỗi cơ quan chỉ được giữ hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong trong thời hạn là 10 năm kể từ ngày nhận vào bộ phận lưu trữ cơ quan. Sau 10 năm, phải đem nộp hồ sơ, tài liệu có thời bảo quản lâu dài hay vỉnh viễn vào các cơ quan lưu trữ cùng cấp.
Cơ quan, đơn vị cấp nào muốn giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến thời hạn nộp vào kho lưu trữ cố định phải có ý kiến của UBND cấp đó chấp thuận mới được giữ lại. Trong trường hợp này, đơn vị phải lập bản danh mục tài liệu lưu trữ được giữ lại và phải báo cho cơ quan lưu trữ cùng cấp.