Điều 6. Thành phần và kết cấu của một văn bản.
1- Tiêu ngữ (Tiêu đề, quốc hiệu): Được ghi ở trên hết và giữa trang đầu văn bản theo quy định tại Công văn số 1053/VP ngày 12/8/1976 của Thường vụ Hội đồng Chính phủ; tiêu ngữ cho các loại văn bản là:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHŨ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
2- Tác giả: Tên cơ quan làm ra văn bản, được ghi ở phía trên, góc trái của trang đầu văn bản. Nếu có cơ quan trực tiếp của cơ quan tác giả thì ghi cơ quan trực tiếp dòng trên và cơ quan tác giả ở dòng dưới.
3- Số, ký hiệu: Số văn bản, là số thứ tự của văn bản được ghi liên tục từ số 01 bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 mỗi năm. Ký hiệu văn bản, là nhóm chữ viết tắt của mỗi loại văn bản và tên cơ quan tác giả hợp thành. Tên loại văn bản ghi trước, tên tác giả ghi sau. Số, ký hiệu ghi ở phía trên, bên trái, phía dưới dòng tác giả văn bản.
Đặc biệt, các văn bản quy phạm pháp luật phải thực hiện ghi số, ký hiệu theo Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật (Điều 6) và Nghị định 101/CP ngày 23/9/1997 của Chính phủ: Ghi số năm ban hành ở kế sau số văn bản và ở trước nhóm ký hiệu văn bản.
4- Địa danh, ngày tháng: Ghi ở phía dưới dòng tiêu ngữ: Tên địa phương, nơi trụ sở làm việc của cơ quan tác giả và ngày, tháng, năm đăng ký ban hành văn bản.
5- Tên loại và trích yếu: Tên loại văn bản là tên gọi chính thức của văn bản như: Nghị định, Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị, Thông báo, Báo cáo, ... Tên loại văn bản ghi ở giữa trang đầu văn bản, phía dưới dòng địa danh và ngày tháng. Có những văn bản không có tên loại thì không ghi.
Trích yếu là câu văn ngắn gọn, tóm tắt chính xác, đầy đủ nội dung chủ yếu của văn bản. Văn bản có tên loại thì ghi trích yếu phía dưới dòng tên loại, văn bản không có tên loại thì ghi trích yếu ở dưới dòng số, ký hiệu văn bản.
6- Nội dung văn bản: Là thành phần quan trọng nhất của văn bản. Toàn bộ những sự việc, vấn đề cần giải quyết và quyết định phải được thể hiện ngắn gọn, đầy đủ, chính xác, dễ hiểu trong nội dung văn bản.
7- Nơi nhận: Là tên cơ quan, tổ chức hoặc người có trách nhiệm thi hành nội dung đề cập trong văn bản. Văn bản có tên loại thường gửi đi nhiều nơi thì nơi nhận ghi ở góc trái phía dưới của trang cuối văn bản. Văn bản không có tên loại, thì ghi ở giữa đầu văn bản (phía dưới dòng trích yếu), sau cụm từ Kính gửi: ....là tên một cơ quan, tổ chức hoặc người nhận văn bản có trách nhiệm trực tiếp giải quyết , còn những cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản chỉ để biết, để phối hợp, để lưu văn bản (không có trách nhiệm trực tiếp giải quyết) thì ghi ở dưới trang cuối góc trái văn bản, dưới cụm từ Nơi nhận là - Như trên, sau đó là các cơ quan cần gửi, và phải ghi rõ mục đích nhận văn bản để làm gì (để thi hành, để báo cáo, để biết, để tham khảo, để lưu).
Trường hợp văn bản cần gửi đến cơ quan không thuộc hệ thống hành chính nhà nước, mà có liên quan tới nội dung văn bản và có vị trí tương đương với cơ quan gửi công văn, thì ghi ở dưới dòng kính gửi cụm từ Đồng kính gửi :...(tên cơ quan). Cơ quan được đồng kính gửi chỉ để biết, để phối hợp.
8- Chữ ký: Thể hiện tính pháp lý trong văn bản và người chịu trách nhiệm về nội dung đề cập trong văn bản đó. Người ký phải ký đúng thẩm quyền theo văn bản quyết định của cấp có thẩm quyền, phải ghi rõ đúng họ tên, chức vụ. Việc ghi học hàm, học vị nếu có (GS, PGS, ThS, TS...) trước họ tên người ký chỉ đối với các văn bản thông thường mang tính chất đối ngoại.
Phân biệt rõ cách thức ký văn bản sau đây:
- Cơ quan theo chế độ thủ trưởng: Nếu Phó thủ trưởng ký thì phải ghi KT. (ký thay) vào dòng chức vụ của thủ trưởng rồi mới ghi chức vụ, họ tên của người ký.
- Đối với cơ quan theo chế độ bầu cử: Như HĐND, UBND, Ban chấp hành các đoàn thể, Hội quần chúng v..v.. khi người ký lấy danh nghĩa Uỷ ban hay Ban chấp hành thì phải ghi TM. (thay mặt) trước tên cơ quan.
- Nếu người ký chỉ giữ chức Quyền trưởng, thì khi ký cũng phải ghi Q. trước chức vụ thủ trưởng.
- Nếu thủ trưởng uỷ quyền cho người dưới một cấp ký văn bản khi thủ trưởng vắng mặt thì phải ghi rõ TUQ. (thừa uỷ quyền).
- Nếu người dưới thủ trưởng một cấp, được thủ trưởng uỷ ký một số loại văn bản nào đó thuộc thẩm quyền của thủ trưởng nhưng xét thấy để cấp dưới ký tiện hơn, thì khi ký phải ghi rõ TL. (thừa lệnh) vào dòng chức vụ thủ trưởng.
Việc ký thay (KT), ký thừa uỷ quyền (TUQ), ký thừa lệnh (TL) phải được quy định rõ bằng văn bản của thủ trưởng cơ quan, trong bản quy chế làm việc hoặc văn bản quy định thẩm quyền ký văn bản của đơn vị.
Trong các văn bản chính thức, chữ ký không được dùng bút chì, mực đỏ hoặc mực dễ phai nhạt.
9. Con dấu: Văn bản quản lý nhà nước sau khi ký phải được đóng dấu của cơ quan để đảm bảo tính pháp lý và tính xác thực của văn bản trước khi ban hành.
Dấu đóng phải ngay ngắn, rõ ràng, trùm lên khoảng 1/3 đến 1/4 về phía bên trái chữ ký và đúng màu đỏ tươi (màu quốc kỳ) đã quy định. Không được đóng dấu vào giấy trắng, giấy in sẳn tiêu đề, giấy giới thiệu chưa ghi rõ tên người và việc cụ thể - gọi chung là dấu khống chỉ.
10. Các dấu chỉ mức độ mật, khẩn:
- Dấu chỉ mức độ mật: Có ba mức là "Mật", "Tối mật", "Tuyệt mật" do người ký văn bản xác định độ mật và nơi nhận đối với loại tài liệu này. Dấu chỉ độ mật được người có thẩm quyền đóng bằng mực đỏ vào phía trái tờ đầu, dưới số ký hiệu hoặc trích yếu văn bản.
- Dấu chỉ mức độ khẩn: Tùy theo yêu cầu thời gian giải quyết văn bản mà người ký văn bản quy định và bộ phận văn thư đóng dấu chỉ độ khẩn theo ba mức "Khẩn", "Tối khẩn", "Thượng khẩn" vào phía trái tờ đầu, dưới số ký hiệu hoặc trích yếu văn bản.